Praktyczne porady

Korekty cen transferowych – zmiany w 2019 i 2020 roku

Wielu podatników, realizujących transakcje z podmiotami powiązanymi, zwłaszcza w ramach międzynarodowych grup kapitałowych, otrzymuje od kontrahentów faktury dot. tzw. TP adjustment (eng. Transfer pricing adjustment), czyli korekty cen transferowych w danym roku podatkowym. Tego rodzaju urealnienia rozliczeń są powszechnie stosowanym rozwiązaniem, które niestety w polskich warunkach bywało kwestionowane. Nowe regulacje, obowiązujące od 1 stycznia 2019 roku, rzucają nowe świato na tę kwestię i wprowadzają do mechanizmu TP adjustment zmiany, które sprawią, że skuteczna korekta TP, będzie mogła być przez polskich podatników stosowana bez obaw np. o kwestionowanie kosztów podatkowych.

Korekta cen transferowych – 2019

Wraz z 1 stycznia 2019 r. do polskiego porządku prawnego zostały wprowadzone nowe przepisy o podatku dochodowym od osób prawnych, dotyczące cen transferowych. Nowelizacja na nowo zdefiniowała niektóre pojęcia i wprowadziła szereg nieskodyfikowanych dotąd rozwiązań. Jednym z nich było wprowadzenie art. 11e ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, który reguluje zasady, którym podlegają korekty cen transferowych za 2019 rok. Nowe przepisy w praktyce pokazują jak skorygować ceny transferowe przy wykorzystaniu mechanizmu TP adjustment. Zgodnie z tmi regulacjami podatnik może ująć w rozliczeniach za 2019 rok zwiększającą przychody lub koszty korektę cen transferowych w danej transakcji z podmiotem powiązanym pod warunkiem, że:

transakcja jest realizowana na warunkach rynkowych i korekta ma odzwierciedlać te warunki
nastąpiła istotna zmiana okoliczności mających wpływ na ustalone w trakcie roku warunki lub znane są pełne dane finansowe niezbędne do obliczenia rynkowego poziomu wynagrodzenia w transakcji
podatnik w momencie dokonywania korekty posiada oświadczenie podmiotu powiązanego, że podmiot ten dokonał korekty lustrzanej
podmiot powiązany z polskim podatnikiem ma miejsce siedzby lub zarządu w Polsce, lub w krajuz którym Polska zawarła umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania oraz istnieje podstawa prawna do wymiany informacji podatkowych z tym państwem
podatnik potwierdzi dokonanie korekty w rocznym zeznaniu podatkowym, za rok podatkowy, którego dotyczy korekta.

Powyższe regulacje, oprócz wskazania warunków stosowania korekty, zawierają również informację jak rozliczać korekty cen transferowych. Otóż jak wynika z regulacji, prawidłowe rozliczenie jest tzw. „rozliczeniem wstecz”, co oznacza, że korekta TP powinna być ujęta w roku, którego dotyczy (a nie na bieżąco). W tym kontekście zagadnienie „korekta cen transferowych, a CIT” wydaje się jasne – stosowny TP adjustment wpływa na podatek dochodowy za rok, którego dotyczy korekta, bowiem musi być ujęty w zeznaniu podatkowym za ten rok. Niestety, to co wydaje się oczywiste, nie zawsze takie jest w praktyce. W istocie, korekta ujmowana wstecz, zwiększająca przychody za 2019 rok nie będzie kwestionowana pod warunkiem, że będzie właśnie zwiększać przychody i zostanie dokonana za pomocą noty. Korekty zwiększające koszty dokonane notą mogą być nadal kwestionowane.

Powyższe jest o tyle istotne, o ile termin na sporządzenie dokumentacji cen transferowych za dany rok podatkowy, tj. np. 2019, mija we wrześniu 2020 roku. Dokumentacja musi obowiązkowo zawierać analizy danych porównawczych (tj. tzw. benchmarki) i co za tym idzie, informacje o ewentualnych korektach TP adjustment. Oznacza to, że stosowne korekty (a zatem i benchmarki) powinny zostać sporządzone najpóźniej po zakończeniu 2019 roku, przed terminem na sporządzenie sprawozdania finansowego za 2019 rok (do końca marca 2020 r.). Konsekwentnie, pomimo formalnego dziewięciomiesięcznego terminu na sporządzenie dokumentacji za ubiegły rok, czas na wykonanie analiz danych porówanwczych i wdrożenie korekt cen transferowych jest zdecydowanie bardziej ograniczony.

TP adjustment – interpretacje

Przed wprowadzeniem nowych regulacji nie obowiązywały żadne przepisy odnoszące się wprost do problematyki TP adjustment. Interpretacje indywidualne i orzecznictwo były niejednolite. Organy podatkowe podczas kontroli niejednokrotnie kwestionowały podatkowy charakter korekt zwiększających koszty (nie znajdując związku z przychodami), a uznawały korekty zwiększające przychody. Sprawy w sądach administracyjnych kończyły się sprzecznymi rozstrzygnięciami. Uregulowanie problematyki w ramach obowiązujących przepisów należy ocenić pozytywnie. Obowiązujące od 1 stycznia 2019 roku regulacje skłaniają do refleksji, że być może problematyka cen transferowych będzie bardziej przystępna dla podatników, chociażby w odniesieniu do tak kluczowej w międzynarodowych grupach kapitałowych kwestii jak korekta cen transferowych. Intrepretacje tych przepisów powinny być bowiem zbieżne z dotychczasowym stanowiskiem podatników i organów im przychylnych.

Korekta cen transferowych a VAT

W kontekście TP adjustment istnieją wątpliwości związane z formą dokonania takiej korekty, tj. czy powinna być dokonana za pomocą noty czy faktury. Z uwagi na obowiązujące regulacje, faktury korygujące powinny referować do konkretnych faktur pierwotnych, a nie zawsze możliwe jest ich określenie. Jednocześnie z punktu widzenia podatku dochodowego (CIT) faktury korygujące powinny być ujmowane na bieżąco. To sprawia, że chcąc być w zgodzie z regulacjami obowiązującymi od 1 stycznia 2019 r. korekty powinno się zasadniczo dokonywać poprzez wystawienie stosownej noty (kredytowej lub debetowej). W przypadku noty możliwe jest przeprowadzenie zbiorczej korekty dochodowości za cały rok. W tym wypadku jednak organy podatkowe dotychczas twierdziły, że brak związku noty z konkretnymi fakturami pierwotnymi stanowi o braku związku z przychodem i nie jest dopuszczalne w ten sposób ujęcie korekty zwiększającej koszty. Trudno powiedzieć jak organy podatkowe będą odczytywały obecne regulacje dot. TP adjustment. Interpretacje wskazją, że być może zostanie zachowana korzystna linia (umożliwiające dokonywanie notą również korekt zwiększających koszty podatkowe – np. interpretacja o sygnaturze 0111-KDIB1-2.4010.98.2019.5.AW).

Nasza Kancelaria specjalizuje się w problematyce cen transferowych. Obsługujemy podmioty głównie z Pomorza, doradzając w tej trudnej tematyce ugruntowanym na rynku przedsiębiorstwom z rozmaitych branż. Jeżeli Państwa spółka boryka się z trudnościami w obszarze cen transferowych, związanymi z TP adjustment, dokumentacją na jakimkolwiek szczeblu czy analizami danych porównawczych i operuje w Gdańsku, Gdyni lub Sopocie i okolicach – zachęcamy Państwa do kontaktu. Oferujemy wsparcie najwyższej jakości, poparte wieloletnim doświadczeniem, wynikające z obsługi w 2019 roku podmiotów gospodarczych, których łączny przychód przekroczył 1 miliard PLN.

Zachęcamy również do lektury pozostałych naszych artykułów. Informacje dot. dokumentacji cen transferowych przygotowywanej na podstawie poprzednio obowiązujących regulacji (tj. do 31 grudnia 2018 r.) dostępne są w artykule, stanowiącym praktyczny przewodnik po tych przepisach.

17 stycznia 2020/Autor kancelariaszula

Czym różni się doradca podatkowy od księgowego?

Praktyczne porady

Choć obie profesje są do siebie wyraźnie zbliżone, szczególnego zaznaczenia wymaga fakt, że są to inne zawody i tylko umiejętne wykorzystanie wiedzy ekspertów reprezentujących obie te profesje gwarantuje maksymalną efektywność zarządzania procesami podatkowymi w przedsiębiorstwie. Poniżej prezentujemy główne różnice pomiędzy doradcą podatkowym, a głównym księgowym w firmie.

Kim jest księgowy?

Do głównych zadań księgowego, zatrudnionego w danym przedsiębiorstwie należy przede wszystkim prowadzenie ksiąg rachunkowych, podatkowych i innych ewidencji. W przypadku księgowych niezatrudnionych w przedsiębiorstwie, a prowadzących działalność w formie np. biura rachunkowego, działalność księgowego może również obejmować wsparcie podatnikow w wykonywaniu tych obowiązków. Oprócz prowadzenia stosownych ksiąg i ewidencji, księgowy zobowiązany jest ponadto do sporządzania, w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów, zeznań i deklaracji podatkowych. Charakterystyczne dla głównych księgowych, zatrudnionych w większych przedsiębiorstwach jest również wykonywanie obowiązków z zakresu dysponowania środkami pieniężnymi w określonych celach i dokonywanie kontroli zgodności operacji gospodarczych z przepisami i strategią przedsiębiorstwa, a także analiza stanu finansowego firmy, sporządzanie planów i wykonywanie obowiązków z zakresu sprawozdawczości finansowej.

Doradca podatkowy a księgowy

W przypadku doradcy podatkowego należy wskazać, że zasadniczo osoba taka ma takie same uprawnienia jak każdy licencjonwany księgowy. Co za tym idzie doradcy podatkowi upoważnieni są również do wykonywania obowiązków, które zwyczajowo przypisywane są w firmach księgowym czy głównym księgowym. Co jednak szczególnie istotne, doradcy podatkowi często posiadają bardziej specjalistyczną wiedzę odnośnie praktyki podatkowej dotyczącej stosowania określonych przepisów. Naturalnie istnieją księgowi świetnie zaznajomieni z przepisami podatkowymi, natomiast w odniesieniu do nierzadko zwiłych sposobów ich interpretacji, wynikających z praktyki organów podatkowych, interpretacji Ministra Finansów, kształtu obecnej wykładni czy szybko zmieniających się regulacji to najczęściej doradca podatkowy będzie osobą posiadającą bardziej szczegółową wiedzę. W toku swojej pracy doradca podatkowy przygotowuje stosowne opinie dotyczące interpretacji określonych przepisów, opracowuje wnioski o wydanie interpretacji indywidualnych, zaskarża wydane interpretacje, reprezentuje podatników przed sądami administracyjnymi, udziela bieżącego wsparcia merytorycznego w procesie kontroli podatkowych i skarbowych realizowanych u podatnika czy zajmuje się przygotowywaniem wymaganej dokumentacji o specjalistycznym charakterze, daleko wykraczającej poza składane comiesięcznie deklaracje i przygotowywane rejestry. Doświaczony doradca podatkowy nierzadko uczestniczy w procesie opracowywania strategii biznesowej przedsiębiorstw, zwłaszcza tych funkcjonujących w grupach kapitałowych, udzielając wsparcia w procesie determinowania metodologii ustalania cen pomiędzy podmiotami powiązanymi, przeprowadzając analizy rynkowe i opracowując spójne grupowe polityki strategii cenowej i podatkowej.

Różnice między doradcą podatkowym i księgowym

Główną różnicą pomiędzy tymi zawodami jest z całą pewnością zakres specjalizacji. Podczas gdy księgowy skupia swoją wiedzę głównie na procesie prowadzenia ksiąg rachunkowych, podatkowych i innych ewidencji, tak doradca podatkowy analizuje brzmienie przepisów mających wpływ na te właśnie obowiązki, które z reguły realizowane przez księgowego. Do zadań doradcy podatkowego najczęściej należy również przygotowywanie bardziej specjalistycznych dokumentacji, opracowań i opinii, a także działalność związana z reprezentowaniem podatnika w sporach z organami podatkowymi. Różnica pomiędzy tymi zawodami jest także zauważalna w kontekście wymagań stawianych kandydatom do podjęcia pracy w charakterze księgowego i doradcy podatkowego. Poniższa tabela prezentuje zakres wymagań:

Księgowy	Doradca podatkowy
Pełna zdolność do czynności prawnych i pełnia praw publicznych	Pełna zdolność do czynności prawnych i pełnia praw publicznych
Osoba nieskazana prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi papierami wartościowymi, przestępstwo skarbowe oraz z ustawy o rachunkowości	Osoba niekarana w ogóle, nieskazitelnego charakteru, która swoim dotychczasowwym postępowaniem daję rękojmię prawidłowego wykonywania zawodu
Wykształcenie średnie	Wykształcenie wyższe
Dwuletnia praktyka w księgowości	Praktyka zawodowa od 0,5 roku do 2 lat (w zależności od charakteru wykonywanej pracy)
Pozytywny wynik z egzaminu sprawdzającego kwalifikacje dla osób ubiegających się o certyfikat księgowy	Pozytywny wynik z egzaminu na doradcę podatkowego
	Obowiązek stałego podnoszenia kwalifikacji zawodowych, którego niedopełnienie zagrożone jest odpowiedzialnością dyscyplinarną
	Obowiązek przestrzegania zasad etyki zawodowej doradców podatkowych
	Zakaz wykonywania innego zawodu
	Obowiązek zachowania tajemnicy zawodowej
	Obowiązek zawarcia umowy ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej

Jak wskazywano również wyżej, w odróżnieniu od księgowych, doradcy podatkowy mają uprawnienia do występowania w imieniu swoich klientów przed sądami administracyjnymi w sprawach podatkowych, co determinowane jest obowiązkiem posiadania szerokiej wiedzy z zakresu procedury administracyjnej.

Doradca podatkowy czy księgowy

Podejmując decyzję odnośnie zaangażowania osoby, która wspierałaby od strony technicznej proces rozliczeń przedsiębiorstwa często pojawia się pytanie kto będzie lepszy: doradca podatkowy czy księgowy? Odpowiedź na to pytanie może nie być dla wszystkich satysfakcjonująca. Najlepszym rozwiązaniem jest bowiem zaangażowanie obu tych specjalistów. Podczas prowadzenia bieżących rozliczeń nieoceniona będzie pomoc doświadczonego księgowego, który ma praktyczne doświadczenie w prowadzeniu ksiąg i innych niezbędnych ewidencji oraz rejestrów. Jednocześnie maksymalną efektywność zapewni wsparcie księgowego wiedzą i doświadczeniem doradcy podatkowego, który w bardziej specjalistycznych kwestiach będzie mógł pomóc rozwiać występujące wątpliwości czy przygotować rzadziej spotykane w codziennej pracy księgowych opracowania, dokumentacje, polityki, strategie czy opinie. Doświadczony doradca podatkowy wesprze przedsiębiorstwo swoją wiedzą pozyskaną w procesie realizacji poprzednich projektów dla innych klientów z podobnej branży, wskaże na typowe ryzyka podatkowe, które z reguły identyfikuje w porównywalnych sytuacjach, określi sposoby zmniejszenia tych ryzyk i przypadku wystąpienia takiej konieczności będzie reprezentował swojego klienta w sporze z organami podatkowymi przed sądami administracyjnymi, przygotowując komplet dokumentów procesowych i skarg.

Zachęcamy Państwa do nawiązania współpracy z naszą Kancelarią, która świadczy najwyższej jakości usługi doradztwa podatkowego, obejmujące przygotowywanie stosownych opinii, dokumentacji, opracowań, strategii, polityk czy pism. Nasze doświadczenie, wywiedzione z wieloletniej współpracy z największymi firmami funkcjonującymi w regionie jest gwarantem profesjonalnego i kompleksowego podejścia do współpracy z każdym Klientem, zainteresowanym uzyskaniem wsparcia.

11 marca 2019/Autor kancelariaszula

Przegląd projektowanych zmian w VAT na 2019 rok

Praktyczne porady

W dzisiejszym artykule prezentujemy przegląd zmian, które czekają na przedsiębiorców w 2019 roku, dotyczących podatku od towarów i usług. W niektórych aspektach proponowane zmiany są rewolucyjne i likwidują dotychczasowe, ugruntowane przez wiele lat obowiązki, wprowadzając w ich miejsce nowe. Zmiany mają ewidentny związek z postępującym uszczelnianiem systemu VAT w Polsce i zwiększaniem wpływów z tego podatku do budżetu Państwa.

Nowa matryca VAT

Zgodnie z treścią projektu ustawy o zmianie Ordynacji podatkowej (obecnie, na dzień 7 grudnia 2018 roku projekt jest na etapie opiniowania) od 1 kwietnia 2019 roku planuje się wprowadzenie tzw. nowej matrycy VAT. Głównym założeniem projektu jest zmiana klasyfikacji w odniesieniu do obrotu towarowego podlegającego VAT. Zmiana ta polega na zastąpieniu klasyfikacji PKWiU klasyfikacją nomenklatury scalonej (CN). Projekt zakłada wprowadzenie do Ordynacji podatkowej Rozdziału 1a, dotyczącego Wiążącej Informacji Stawkowej, zawierającego definicję legalną takiej informacji i zasady jej konstrukcji. Zgodnie z treścią projektu wiążąca informacja stawkowa, zwana „WIS”, jest decyzją wydawaną na potrzeby opodatkowania podatkiem dostawy towarów, importu towarów, wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów albo świadczenia usług, która zawiera:

opis towaru albo usługi będących przedmiotem WIS;
klasyfikację tego towaru według działu, pozycji, podpozycji lub kodu Nomenklatury Scalonej (CN) albo tej usługi według działu, grupy, klasy, kategorii, podkategorii lub pozycji PKWiU niezbędną do:
- określenia stawki właściwej dla tego towaru albo dla tej usługi,
- stosowania przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz przepisów wykonawczych wydanych na jej podstawie, w przypadku, o którym mowa w art. 41b ust. 3;
stawkę podatku właściwą dla tego towaru albo dla tej usługi.

Intencją ustawodawcy jest wyeliminowanie problemu, który pojawia się przy opodatkowaniu towarów i usług, które są do siebie podobne. Po wprowadzeniu nowelizacji takie towary i usługi nie powinny podlegać opodatkowaniu na rozbieżnych zasadach.

Nowy mechanizm kalkulacji stawek VAT

Zgodnie z projektem ustawy, która obowiązywać ma od 1 stycznia 2019 roku zmianie podlegają zasady kalkulacji stawek VAT. Przyjęte przez Sejm zmiany zakładają, że stawki w wysokości 23 proc. i 8 proc., jak również stawka zryczałtowanego zwrotu podatku dla rolników w wysokości 7 proc. i stawka ryczałtu dla podatników świadczących usługi taksówek osobowych w wysokości 4 proc. będą obowiązywać od 1 stycznia 2019 r. do końca roku następującego po roku, w którym spełnione zostaną określone warunki relacji długu do PKB. Pierwszy z tych warunków zakłada, że dług publiczny pomniejszony o wartość gotówki, jaką resort ma na swoich rachunkach, będzie się utrzymywał powyżej 43 proc. PKB. Drugi warunek zakłada, że różnica między deficytem sektora finansów publicznych a celem, do którego Polska zobowiązała się zmierzać, będzie większa niż 6 proc. PKB. Wiceminister finansów Filip Świtała zapewnił, że „szacujemy, że w roku 2018 ten wskaźnik zadłużenia (…) planujemy na poziomie 45,9 proc. Widzimy, że z 2017 r. (wskaźnik ten wyniósł – PAP) 47,7 proc., planujemy zejście na 45,9 proc. Czyli to jest tak, że cele, które spowodują obniżenie stawek (…) są realne. (…) Nie jest wykluczone, że już w roku 2019 być może będzie możliwe osiągnięcie tych wskaźników, o których mówimy”. W praktyce jednak szacuje się, że faktyczne obniżenie stawek możliwe jest dopiero w 2023 roku.

Implementacja dyrektyw 2016/1065 oraz 2017/2455

Zgodnie z nowelizacją, która wchodzi w życie od 1 stycznia 2019 roku, wprowadzone zostają regulacje związane z opodatkowaniem bonów jednego przeznaczenia (specific purpose voucher, SPV) oraz bonów różnego przeznaczenia (multi purpose voucher, MPV). Bony SPV będą stanowiły podstawę w przypadku, w którym miejsce dostawy towarów lub świadczenia usług, na które bon będzie wymieniany oraz kwota należnego podatku z tytułu tych towarów lub usług są znane w momencie emisji bonu. Opodatkowanie bonów nastąpi już w momencie ich wydania i przy każdym transferze bonow. Narzuca to obowiązek opodatkowania bonów SPV metodą „w stu”, tj. kwota wartość bonu będzie wartością brutto, zawierającą w sobie już podatek VAT. Inne zasady dotyczyć będą bonów wielokrotnego przeznaczenia (MPV), które mogą pokrywać koszt wyświadczenia różnych usug lub sprzedaży różnych towarów (tj. opodatkowanych różnymi stawkami VAT). W przypadku takich bonów ich opodatkowanie nastąpi dopiero w momencie faktycznego przekazania towarów lub faktycznego świadczenia usług wydawanych (wykonywanych) w zamian za bon.

Nowelizacja implementuje również dyrektywę, która dotyczy rozliczania podatku VAT od usług telekomunikacyjnych, nadawczych i elektronicznych, świadczonych na rzecz konsumentów zlokalizowanych w innych państwach członkowskich niż usługodawca.

Kasy rejestrujące – nowe obowiązki dla podatników

Zgodnie z projektem nowelizacji wprowadza się obowiązek stosowania kas rejestrujących (online) przez podatników VAT. Projekt przewiduje refundację w wysokości 90% ceny zakupu kasy, nie więcej niż 700 zł, ale tylko w przypadku nabycia nowego rodzaju kas. Wdrażanie nowych obowiązków jest rozłożone w czasie:

od 1 stycznia 2019 r. przy: sprzedaży benzyny silnikowej, oleju napędowego, gazu przeznaczonego do napędu silników spalinowych oraz świadczenie usług naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów (w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania) oraz w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów;

od 1 lipca 2019 r. przy: usługach związanych z wyżywieniem wyłącznie świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, oraz w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania

od 1 stycznia 2020 r. przy: usługach fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych, budowlanych, w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów, prawniczych oraz związanych z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej.

Zmiany w pakiecie paliwowym

Zgodnie z treścią nowelizacji, od 1 stycznia 2019 roku wprowadza się zmiany w tzw. pakiecie paliwowym, które polegają na tym, aby w ustawie o VAT i pakiecie paliwowym definiowano paliwa tak, jak w prawie energetycznym. Inne zmiany, np. w Ordynacji podatkowej, polegają na doprecyzowaniu, że przepisu o nadpłacie nie stosuje się, jeżeli zwrot nadpłaconego lub nienależnie zapłaconego podatku, którego ciężar został przerzucony na nabywcę (lub na osoby trzecie) skutkowałby nieuzasadnionym wzbogaceniem podatnika.

Ważną zmianą jest również modyfikacja definicji pierwszego zasiedlenia. Zgodnie z treścią nowelizacji poprzez pierwsze zasiedlenie rozumie się oddanie do użytkowania pierwszemu nabywcy lub użytkownikowi, lub rozpoczęcie użytkowania na potrzeby własne, budynków, budowli lub ich części, po ich:

wybudowaniu lub
ulepszeniu, jeżeli wydatki poniesione na ulepszenie, w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym, stanowiły co najmniej 30% wartości początkowej.

Znika zatem zapis dotyczący oddania w użytkowanie w wykonaniu czynności podlegających opodatkowaniu.

Obecnie projekt jest na etapie opiniowania.

Biała lista czynnych podatników VAT

Nowelizacja zakłada stworzenie tzw. białej listy czynnych podatników VAT, która zawierałaby m.in. numery ich rachunków bankowych. W przypadku, gdy jakikolwiek podmiot gospodarczy dokonałby płatności na rachunek inny niż ten wskazany na białej liście, a płatność taka przekraczałąby 15 tysięcy złotych, podmiot ten nie będzie miał prawa do ujęcia takiej płatności jako koszt podatkowy.

Projekt jest na etapie konsultacji w Komisji Prawniczej.

JPK_VDEK i likwidacja deklaracji VAT

Projekt nowelizacji przewiduje likwidację m. in. deklaracji VAT-7 i VAT-27 i inkroporowanie ich treści do nowego, bardziej rozbudowanego pliku JPK, którego robocza nazwa brzmi JPK_VDEK. Zgodnie z uzasadnieniem projektu nowy plik kontrolny powinien zawierać zarówno dane z deklaracji jak i ewidencji VAT. Co jednak istotne, obecnie nie istnieje szczegółowy katalog danych i informacji, które będą podlegać raportowaniu w oparciu o nowelizację. Projektowane przepisy wskazują, że ewidencja VAT będzie musiała zawierać nie tylko dane pozwalające na prawidłowe rozliczenie podatku czy sporządzenie deklaracji, ale także dane pozwalające na kontrolę tych obowiązków przez organ podatkowy. Niestety stwierdzenie dot. „umożliwienia kontroli przez organ podatkowy” jest na tyle nieprecyzyjne, że trudno mówic na obecnym etapie o wyczerpującym charakterze nowelizacji.

Projektowana ustawa zakłada także utworzenie Centralnego Rejestru Faktur, działającego w oparciu m.in. o przekazywane przez podatników pliki JPK_VAT.

Obecnie projekt jest na etapie konsultacji publicznych, których zakończenie zaplanowane jest na 28 grudnia 2018 r. Wstępnie nowe przepisy powinny obowiązywać od 1 lipca 2019 r.

W przypadku wystąpienia jakichkolwiek wątpliwości związanych z prezentowanymi wyżej nowelizacjami lub bezpośrednimi rozliczeniami VAT w Państwa firmie zachęcamy do kontaktu z naszą Kancelarią.

7 grudnia 2018/Autor kancelariaszula

Dokumentacja cen transferowych 2017 – praktyczny przewodnik

Praktyczne porady

W związku z podpisaniem przez Prezydenta RP ustawy wprowadzającej od 1 stycznia 2017 roku szereg zmian do przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, odnoszących się do problematyki tzw. cen transferowych, przygotowaliśmy dla Państwa krótkie kompendium wiedzy, zawierające niezbędne informacje dotyczące aktualnie obowiązujących regulacji w zakresie cen transferowych.

Czym jest dokumentacja cen transferowych?

Dokumentacja cen transferowych stanowi swoiste opracowanie opisujące zasady rządzące transakcjami zawieranymi pomiędzy podmiotami powiązanymi. Prawidłowo przygotowana powinna:

korespondować z faktycznymi warunkami realizowanych transakcji,
zawierać wszystkie niezbędne elementy wskazane w przepisach obowiązujących w roku, za który jest sporządzana,
przystępnie i jasno przedstawiać zasady rozliczeń wewnątrzgrupowych,
udowadniać rynkowy poziom wynagrodzenia (w przypadku gdy dany podatnik ma taki obowiązek, co szczegółowo opisujemy dalszej części niniejszego artykułu).

Kto sporządza dokumentację cen transferowych?

Zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami (art. 9a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz art. 25a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych) do sporządzania dokumentacji cen transferowych zobowiązany jest podatnik, przekraczający wskazane w wymienionych ustawach limity przychodów, dokonujący transakcji (lub innych zdarzeń) z podmiotami powiązanymi. Powyższe oznacza, że podmiotem zobowiązanym do przygotowania dokumentacji jest zawsze podatnik danego podatku (tj. spółka, osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, wspólnik spółki osobowej). W tym zakresie polskie ustawy podatkowe nie przewidują żadnych wyjątków.

Kiedy należy przygotować dokumentację?

Aktualnie, polscy podatnicy są zobowiązani do przygotowywania dokumentacji cen transferowych dla transakcji zawieranych z podmiotami powiązanymi oraz dla tzw. innych zdarzeń, które zostały ujęte w księgach rachunkowych, mających istotny wpływ na wysokość dochodu lub straty podatnika. Pojęcie wskazanych innych zdarzeń nie pojawiało się do tej pory w polskich regulacjach dotyczących cen transferowych, a wynika bezpośrednio z nowelizacji. Co istotne, ustawodawca nie przedstawił precyzyjnej definicji owych innych zdarzeń, co oznacza, że ich katalog pozostaje otwarty i obejmuje wszelkie formy współpracy pomiędzy podmiotami powiązanymi, które zasadniczo nie kwalifikują się do uznania ich za typowe transakcje, a które ujmowane są w księgach rachunkowych i mają wpływ na wynik finansowy podatnika (np. współpraca kilku podmiotów w ramach wspólnego przedsięwzięcia czy podział kosztów wykorzystywania danego aktywa).

W przypadku zidentyfikowania przez podatnika transakcji lub zdarzeń, które potencjalnie powinny zostać opisane w dokumentacji cen transferowych, konieczne jest ustalenie czy ma on w ogóle obowiązek sporządzania tego rodzaju dokumentacji. W tym kontekście aktualnie obowiązujące przepisy o cenach transferowych wprowadzają stosowne limity transakcyjne.

Limity transakcyjne

Ostateczne ustalenie czy dla danej transakcji należy przygotować dokumentację cen transferowych uzależnione jest od poziomu przychodów podatnika, osiągniętych w roku poprzedzającym rok, za który dokumentacja jest sporządzana. Przepisy obowiązujące od 1 stycznia 2017 roku wprowadziły koncepcję tzw. progu istotności, zgodnie z którą dokumentowaniu powinny podlegać wyłącznie transakcje jednego rodzaju, których łączna wartość przekracza określoną wysokość. Wysokość ta uzależniona jest od przychodów (kosztów) podatnika. I tak, w przypadku podatników, którzy w roku poprzedzającym rok, za który sporządzana jest dokumentacja osiągneli przychody (koszty) na poziomie:

od 2 mln do 20 mln EUR – próg istotności wynosi: 50 000 EUR + 5 000 EUR za każdy 1 mln EUR przychodu powyżej 2 mln EUR;
od 20 mln do 100 mln EUR – próg istotności wynosi: 140 000 EUR + 45 000 EUR za każde 10 mln EUR powyżej 20 mln EUR;
powyżej 100 mln EUR – próg istotności wynosi 500 000 EUR.

Poszczególne progi transakcjyjne obrazowo przedstawia poniższa tabela:

Przychody podatnika za rok poprzedzający	Próg transakcyjny
< 2 000 000 EUR	Brak obowiązku sporządzania dokumentacji
2 000 000 EUR – 2 999 999,99 EUR	50 000 EUR
3 000 000 EUR – 3 999 999,99 EUR	55 000 EUR
4 000 000 EUR – 4 999 999,99 EUR	60 000 EUR
5 000 000 EUR – 5 999 999,99 EUR	65 000 EUR
6 000 000 EUR – 6 999 999,99 EUR	70 000 EUR
7 000 000 EUR – 7 999 999,99 EUR	75 000 EUR
8 000 000 EUR – 8 999 999,99 EUR	80 000 EUR
9 000 000 EUR – 9 999 999,99 EUR	85 000 EUR
10 000 000 EUR – 10 999 999,99 EUR	90 000 EUR
11 000 000 EUR – 11 999 999,99 EUR	95 000 EUR
12 000 000 EUR – 12 999 999,99 EUR	100 000 EUR
13 000 000 EUR – 13 999 999,99 EUR	105 000 EUR
14 000 000 EUR – 14 999 999,99 EUR	110 000 EUR
15 000 000 EUR – 15 999 999,99 EUR	115 000 EUR
16 000 000 EUR – 16 999 999,99 EUR	120 000 EUR
17 000 000 EUR – 17 999 999,99 EUR	125 000 EUR
18 000 000 EUR – 18 999 999,99 EUR	130 000 EUR
19 000 000 EUR – 19 999 999,99 EUR	135 000 EUR
20 000 000 EUR – 29 999 999,99 EUR	140 000 EUR
30 000 000 EUR – 39 999 999,99 EUR	185 000 EUR
40 000 000 EUR – 49 999 999,99 EUR	230 000 EUR
50 000 000 EUR – 59 999 999,99 EUR	275 000 EUR
60 000 000 EUR – 69 999 999,99 EUR	320 000 EUR
70 000 000 EUR – 79 999 999,99 EUR	365 000 EUR
80 000 000 EUR – 89 999 999,99 EUR	410 000 EUR
90 000 000 EUR – 99 999 999,99 EUR	455 000 EUR
100 000 000 EUR i więcej	500 000 EUR

Co zawiera dokumentacja cen transferowych?

Zgodnie ze znowelizowanymi przepisami, obowiązującymi od 1 stycznia 2017 roku, zawartość dokumentacji cen transferowych uwarunkowana jest również poziomem przychodów (kosztów) podatnika osiągniętych w roku poprzedzającym rok, za który dokumentacja jest sporządzana. W tym kontekście wyróżniono kilka poziomów rozbudowania dokumentacji. Tym samym, podatnicy, którzy osiągnęli przychody na poziomie co najmniej:

2 mln EUR – przygotowują podstawową dokumentację Local File (dokumentacja lokalna), zawierającą najważniejsze informacje o podatniku i transakcjach podlegających dokumentowaniu;
10 mln EUR – przygotowują analizy danych porównawczych dla wszystkich transakcji podlegających dokumentowaniu (tzw. analizy benchmarkingowe), których celem jest potwierdzenie rynkowego poziomu wynagrodzenia stosowanego w dokumentowanych transakcjach. Dodatkowo podatnicy ci są również zobowiązani do składania deklaracji CIT-TP za dokumentowany rok podatkowy;
20 mln EUR – są zobowiązani do posiadania dokumentacji grupowej tzw. Master File, odpowiadającej polskim wymogom, zredagowanej w języku polskim;
750 mln EUR (skonsolidowane) – są zobowiązani do sporządzenia sprawozdania o wysokości dochodów i zapłaconego podatku w miejscach prowadzenia działalności, a także zakładów zagranicznych (tzw. Country-by-Country Reporting).

Z powyższego wynika, że zawartość dokumentacji cen transferowych za dany rok uzależniona będzie u danego podatnika od osiągniętych przez niego w poprzednim roku przychodów lub poniesionych kosztów, które determinują zarówno zakres obowiązków dokumentacyjnych, jak i jednostkowe progi transakcyjne.

Wszystkie niezbędne elementy dokumentacji przygotowywanej na każdym poziomie (Local File, analizy benchmarkingowe, Master File) zostały przedstawione w aktualnie obowiązujących ustawach i rozporządzeniach, tj. ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych (art. 9a), ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 25a), oraz rozporządzeniach w sprawie informacji zawartych w dokumentacji podatkowej. Co szczególnie istotne, dotychczas obowiązujące przepisy nakładały na podatników wyłącznie obowiązek przygotowywania dokumentacji lokalnej (Local File), w wersji zdecydowanie mniej rozbudowanej niż obecna. Oznacza to, że dotychczasowe obowiązki związane z dokumentacją cen transferowych obejmowały wyłącznie niewielki ułamek obecnie obowiązujących regulacji.

Odpowiedzialność

Zgodnie z art. 9a ust. 7 na wszystkich podatników nałożono również dodatkowy obowiązek związany z procesem przygotowywania dokumentacji cen transferowych. Obowiązek ten dotyczy złożenia oświadczenia o przygotowaniu stosownej dokumentacji w ustawowym terminie i w przypadku osób prawnych obciąża solidarnie wszystkie osoby uprawnione do składania oświadczeń w imieniu podatnika. Co ważne, oświadczenie składane jest pod rygorem odpowiedzialności karnej (nie karnoskarbowej) za składanie fałszywych zeznań.

Termin na sporządzenie dokumentacji

W oparciu o pierwotne brzmienie przepisów obowiązujących od 1 stycznia 2017 roku, dokumentacja cen transferowych powinna zostać sporządzona w terminie nie późniejszym niż dzień upływu terminu określonego dla złożenia rocznego zeznania podatkowego (tj. w praktyce w większości przypadków do 31 marca 2018 roku – w odniesieniu do dokumentacji za 2017 rok). Jednoczesnie 15 marca 2017 roku w życie weszło rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 marca 2018 r. w sprawie przedłużenia terminów wykonania niektórych obowiązków z zakresu dokumentacji podatkowej. Zgodnie z jego treścią terminy na przygotowanie stosownej dokumentacji i złożenie oświadczenia, o którym mowa w art. 9a ust. 7 zostały przedłużone o 6 miesięcy – tj. w większości przypadków przypadają obecnie na 30 września 2018 roku. Przedłużenie dotyczy terminów przypadających pierwotnie w roku 2018 i 2019 (tj. zasadniczo odnoszących się do dokumentacji cen transferowych sporządzanych za lata 2017 i 2018).

Wzór dokumentacji cen transferowych

Obowiązujące od 1 stycznia 2017 roku przepisy nie wprowadziły jednolitego wzoru, zgodnie z którym stosowna dokumentacja powinna być sporządzana. Wymogi formalne dotyczące treści dokumentacji zaprezentowane zostały w art. 9a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (art. 25a w przypadku PIT – Local File) , oraz rozporządzeniach w sprawie informacji zawartych w dokumentacji podatkowej (analizy danych porównawczych oraz dokumentacja Master File). Sporządzenie wyczerpującej dokumentacji w oparciu o wskazane wymogi powinno zapewnić jej zgodność formalną z obowiązującymi regulacjami.

Zachęcamy do kontaktu z naszą Kancelarią, która specjalizuje się w zagadanieniach z zakresu cen transferowych i realizuje kompleksowe projekty polegające na:

przygotowywaniu stosownej dokumentacji na wszystkich szczeblach,
weryfikacji dokumentacji sporządzonej przez Klienta,
prowadzeniu szkoleń z zakresu cen transferowych,
opracowywaniu i wdrażaniu modeli cen transferowych,
bieżącym doradztwie podatkowym.

Naszym Klientom oferujemy najwyższą jakość, pełne zaangażowanie w każdy projekt oraz przystępne ceny.

Kontakt:

Łukasz Szula

l.szula@kancelariaszula.pl,

tel. 535-005-012

21 czerwca 2018/Autor kancelariaszula

Czym jest RODO i czego dotyczy? Najważniejsze informacje

Praktyczne porady

Czym jest RODO?

RODO, a właściwie Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1) ustanawia na terenie całej Unii Europejskiej zasady oraz przepisy o ochronie danych osobowych osób fizycznych. Ten akt prawny, będąc rozporządzeniem unijnym, nie wymaga wdrożenia, ani innego rodzaju specjalnie zaplanowanej implementacji, a jego postanowienia są stosowane w polskim porządku prawnym bezpośrednio.

Oznacza to, że poza niewielkimi wyjątkami, postanowienia tego rozporządzenia są źródłem podstawowych zasad oraz wymogów dotyczących ochrony danych osobowych w Polsce. Choć polski ustawodawca podjął już działania zmierzające do uchwalenia polskiej ustawy o ochronie danych osobowych, to polska ustawa będzie określała wyłącznie pewne detale, takie jak organ właściwy do nadzoru nad RODO, czy szczegółowe zasady prowadzenia kontroli w sprawie ochrony danych osobowych.

Kogo i od kiedy obowiązuje RODO?

Postanowienia Rozporządzenia zaczęły obowiązywać wszystkich przedsiębiorców, ktorzy prowadzą działalność na terytorium Unii Europejskiej, niezależnie od formy jej prowadzenia, wraz z dniem 25 maja 2018r. Od tej daty wszystkie podmioty przetwarzające dane w charakterze innym niż prywatny, czy rodzinny są zobligowane do zapewnienia zgodności tego procesu z wymogami RODO.

Zgodnie z treścią Rozporządzenia, dane osobowe podlegają ochronie bez względu na to, czy ostatecznie znajdą się w zbiorze danych osobowych. Oznacza to, że dane osobowe będą podlegały ochronie już od momentu ich zgromadzenia, niezależnie od tego, czy dane te będą przez danego przedsiębiorcę wykorzystywane stale, czy incydentalnie.

Oznacza to, że RODO chroni dane osobowe osoby fizycznej niezależnie od tego, czy w danym przypadku osoba ta występuje jako konsument czy nie. Ochronie podlegają zatem również dane przedsiębiorców, pracowników czy przedstawicieli spółek, z którymi dany podmiot współpracuje wyłącznie na stopie zawodowej.

Wśród podmiotów objętych Rozporządzeniem (tj. wśród zobowiązanych do jego przestrzegania wymienionych wyżej przedsiębiorców) można wyróżnić podmioty funkcjonujące w charakterze:

Administratora danych – tj. podmiotu przetwarzającego dane osobowe „bezpośrednio” (np. firma zatrudniająca pracowników, przetwarzająca dane tych pracowników).
Procesora danych – tj. podmiotu przetwarzającego dane osobowe na zlecenie ich administratora (np. firma świadcząca usługi obsługi księgowo-płacowej, przetwarzająca dane osobowe pracowników swoich klientów).

Jak stosujemy RODO?

RODO ma zastosowanie do czynności przetwarzania danych osobowych. Zawarta w art. 4 pkt 2 RODO definicja przetwarzania ma bardzo szeroki charakter i oznacza w zasadzie każdą operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych.

Z kolei operacjami przetwarzania danych osobowych są zarówno czynności zautomatyzowane (przy wykorzystaniu systemów informatycznych), jak i wykonywane w inny sposób (np. „na papierze” – w formie wydruków, akt, dokumentów, czy korespondencji papierowej).

RODO nie zawiera zamkniętego katalogu czynności składających się na przetwarzanie danych osobowych. Wskazuje jednak na stosunkowo szeroki katalog czynności takich jak: zbieranie danych, porządkowanie danych, przechowywanie danych, ich adaptowanie lub modyfikowanie, ale również – przeglądanie, wykorzystywanie (np. w toku pracy), ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, usuwanie lub niszczenie.

Definicja danych osobowych zawarta w art. 4 ust. 4 RODO jest bardzo szeroka. Zgodnie z RODO „dane osobowe” oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”). Możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować (której tożsamość znamy i którą możemy wskazać spośród innych osób), w szczególności na podstawie jakiegoś rodzaju identyfikatora, takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej. Osobą możliwą do zidentyfikowania jest taka osoba, której tożsamości nie znamy, ale możemy poznać, korzystając z tych środków lub danych, które są dla nas dostępne.

W tym kontekście zakres danych osobowych jest bardzo szeroki i obejmie wszystkie informacje o charakterze osobowym, które mogą pomóc nam zidentyfikować daną osobę. Danymi osobowymi będą bowiem zarówno imię i nazwisko, czy PESEL osoby fizycznej, ale również:

data urodzenia;
adres zamieszkania;
numer telefonu (w tym służbowy), czy adres e-mail (również służbowy);
płeć, kolor oczu, waga, wzrost lub inne dane biometryczne wskazujące na właściwości biologiczne danej osoby.

Jednocześnie warto zaznaczyć, że choć RODO nie dotyczy przetwarzania danych dotyczących osób prawnych, w tym danych o firmie i formie prawnej oraz danych kontaktowych osoby prawnej, o tyle nie można wykluczyć takich sytuacji, w których jednak dane o charakterze osobowym będą związane z danymi dotyczącymi osób prawnych. Przykładem tego mogą być dane osób fizycznych, w szczególności w przypadku, gdy w skład firmy wchodzi imię i nazwisko wspólnika (np. przy spółkach komandytowych), czy też w zakresie dotyczącym członków organów.

RODO nakłada na administratorów obowiązek zapewnienia osobom, których dane dotyczą wszelkich informacji związanych z przetwarzaniem ich danych osobowych, oraz do zapewnienia należytej komunikacji w sprawie tego przetwarzania. Informacja taka powinna być przekazana w zwięzłej, przejrzystej, zrozumiałej i łatwo dostępnej formie, jasnym i prostym językiem i może być udzielona na piśmie lub w inny sposób, w tym w stosownych przypadkach – elektronicznie. Dopiero jeżeli osoba, której dane dotyczą, tego zażąda, informacji można udzielić ustnie, o ile innymi sposobami potwierdzi się tożsamość osoby, której dane dotyczą.

Przepisy RODO nakładają na administratorów danych szereg obowiązków, które będą musiały być spełnione celem zapewnienia należytej ochrony danych osobowych, wymagając od nich, by zapewnili odpowiednie środki organizacyjne i techniczne służące ich należytej ochronie. Oznacza to, że RODO nie wskazuje konkretnych rozwiązań, czy środków bezpieczeństwa danych osobowych, nakazując dostosowanie wdrażanych rozwiązań do skali ryzyka oraz specyfiki przetwarzania. Wdrażając odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, administrator powinien brać pod uwagę charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie i różnej wadze zagrożenia. Przedsiębiorca powinien zatem przy projektowaniu i wdrażaniu rozwiązań bezpieczeństwa bazować na kształtowaniu obowiązków, których zakres określany jest w każdym przypadku przez pryzmat oceny ryzyka (tzw. podejście oparte na ryzyku).

RODO przewiduje dodatkowo, że każdy administrator powinien uwzględniać ochronę danych już w fazie projektowania (privacy by design) oraz w drodze realizacji zasady domyślnej ochrony danych (privacy by default). Oznacza to, że administratorzy mają obowiązek wdrażania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych już w momencie ustalania sposobów przetwarzania danych (czyli zaprojektowania odpowiednich procedur jeszcze przed rozpoczęciem przetwarzania), a następnie utrzymywania tych środków w trakcie samego procesu przetwarzania, aby domyślnie były przetwarzane tylko te dane, które są niezbędne z punktu widzenia każdego konkretnego celu przetwarzania. W szczególności takie rozwiązanie ma zapobiegać domyślnemu udostępnianiu danych nieograniczonemu kręgowi odbiorców. Łatwo zauważyć, że obowiązki administratora w tym zakresie wymagają od niego postawy proaktywnej i prewencyjnej. Ochrona prywatności ma być bowiem zapewniona już na etapie tworzenia procedur, regulaminów, systemów, czy nawet strony internetowej.

Jak chronić dane zgodnie z RODO?

RODO nie wskazuje konkretnych środków technicznych lub organizacyjnych, które należy zastosować, aby wykazać zgodność z określonymi w nim wymaganiami. Stąd, wybór środków bezpieczeństwa powinien być determinowany przez okoliczności i warunki przetwarzania danych oraz prawdopodobieństwo i powagę zdarzeń, które mogą doprowadzić do naruszenia praw i wolności osób, których dane są przetwarzane.

Jednym z podstawowych obowiązków podmiotów przetwarzających dane, zarówno administratorów, jak i podmiotów przetwarzających (procesorów), jest obowiązek rejestrowania wszystkich czynności przetwarzania danych poprzez prowadzenie tzw. rejestru czynności przetwarzania danych. Aby zrozumieć, jak praktycznie podejść do RCPD, należy wyjść od tego, czym na gruncie RODO jest czynność przetwarzania danych. Niestety, pojęcie to nie zostało zdefiniowane wprost w RODO, co może powodować trudności interpretacyjne co do tego, co należy rejestrować. Wszystkie dotychczasowe publikacje dotyczące tematu rejestrowania czynności przetwarzania danych zgodnie podkreślają, że czynności przetwarzania to operacje wykonywane na danych, które łączy realizacja tego samego celu przetwarzania. Należy zatem wyodrębniać czynności w odniesieniu do wspólnych, związanych z tymi czynnościami określonych celów przetwarzania danych. W praktyce tylko takie podejście jest wykonalne i możliwe do zrealizowania. Pojęcie czynności może być tak wielopoziomowe, że nie kierując się grupowaniem czynności według realizowanych przez nie celów, można zidentyfikować od kilkuset do kilku tysięcy procesów. Stąd, rozsądnym podejściem będzie grupowanie czynności przetwarzania w rejestrze wedle celu, którego czynności dotyczą. Jako przykład można tu wskazać następujące czynności:

administrowanie personelem i współpracownikami – rekrutacja i selekcja personelu;
zarządzanie personelem i wspołpracownikami – monitorowanie pracy, planowanie szkoleń;
organizacja pracy – monitorowanie zadań i wydajności;
relacje z klientami – zarządzanie portfelem klientów, planowanie i monitorowanie łańcucha dostaw, fakturowanie, marketing i reklama, rejestracja zamówień;
relacje z dostawcami – zarządzanie zamówieniami i płatnościami, poszukiwanie dostawców;

Co jednak szczególnie istotne RODO zwraca uwagę, że obowiązek prowadzenia stosownego rejestru opisywanego wyżej nie dotyczy podmiotów zatrudniających mniej niż 250 osób, chyba że przetwarzanie, którego dokonują̨, może powodować ryzyko naruszenia praw lub wolności osób, których dane dotyczą̨, nie ma charakteru sporadycznego lub obejmuje szczególne kategorie danych osobowych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO (tj. dane wrażliwe).

Co grozi za uchybienie przepisom?

Zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych organem nadzorczym właściwym do kontroli postanowień RODO w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO). PUODO jest również organem właściwym do prowadzenia postępowań i kontroli w sprawie naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych. A tych z kolei warto unikać – efekty naruszeń mogą być bowiem dotkliwe. Na mocy RODO, PUODO będzie uprawniony do nałożenia kar pieniężnych sięgających nawet 20 000 000 EUR, w zależności od rodzaju i skali naruszenia.

Klientom naszej Kancelarii oferujemy usługi polegające na przeglądzie wdrożonych w przedsiębiorstwie procedur z zakresu ochrony danych osobowych, a także opracowywanie stosownych polityk czy wzorów dokumentów, zgodnych z aktualnymi wymogami RODO. W przypadku chęci:

zweryfikowania zgodności wdrożonych rozwiązań z obowiązującymi przepisami,
wprowadzenia spójnych polityk ochrony danych osobowych w poszczególnych spółkach grupy kapitałowej,
opracowania stosownych wzorów dokumentów, umów i zgód,
ewaluacji zakresu obowiązków związanych z przetwarzaniem danych osobowych

zachęcamy do kontaktu z naszą Kancelarią. Oferujemy najwyższą jakość usług i konkurencyjną ofertę cenową.

Kontakt:

Łukasz Szula

l.szula@kancelariaszula.pl

tel. 535-005-012

25 maja 2018/Autor kancelariaszula

Masz do nas pytanie? Napisz lub zadzwoń!

Cookie and Privacy Settings