Choć obie profesje są do siebie wyraźnie zbliżone, szczególnego zaznaczenia wymaga fakt, że są to inne zawody i tylko umiejętne wykorzystanie wiedzy ekspertów reprezentujących obie te profesje gwarantuje maksymalną efektywność zarządzania procesami podatkowymi w przedsiębiorstwie. Poniżej prezentujemy główne różnice pomiędzy doradcą podatkowym, a głównym księgowym w firmie.

Kim jest księgowy?

Do głównych zadań księgowego, zatrudnionego w danym przedsiębiorstwie należy przede wszystkim prowadzenie ksiąg rachunkowych, podatkowych i innych ewidencji. W przypadku księgowych niezatrudnionych w przedsiębiorstwie, a prowadzących działalność w formie np. biura rachunkowego, działalność księgowego może również obejmować wsparcie podatnikow w wykonywaniu tych obowiązków. Oprócz prowadzenia stosownych ksiąg i ewidencji, księgowy zobowiązany jest ponadto do sporządzania, w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów, zeznań i deklaracji podatkowych. Charakterystyczne dla głównych księgowych, zatrudnionych w większych przedsiębiorstwach jest również wykonywanie obowiązków z zakresu dysponowania środkami pieniężnymi w określonych celach i dokonywanie kontroli zgodności operacji gospodarczych z przepisami i strategią przedsiębiorstwa, a także analiza stanu finansowego firmy, sporządzanie planów i wykonywanie obowiązków z zakresu sprawozdawczości finansowej.

Doradca podatkowy a księgowy

W przypadku doradcy podatkowego należy wskazać, że zasadniczo osoba taka ma takie same uprawnienia jak każdy licencjonwany księgowy. Co za tym idzie doradcy podatkowi upoważnieni są również do wykonywania obowiązków, które zwyczajowo przypisywane są w firmach księgowym czy głównym księgowym. Co jednak szczególnie istotne, doradcy podatkowi często posiadają bardziej specjalistyczną wiedzę odnośnie praktyki podatkowej dotyczącej stosowania określonych przepisów. Naturalnie istnieją księgowi świetnie zaznajomieni z przepisami podatkowymi, natomiast w odniesieniu do nierzadko zwiłych sposobów ich interpretacji, wynikających z praktyki organów podatkowych, interpretacji Ministra Finansów, kształtu obecnej wykładni czy szybko zmieniających się regulacji to najczęściej doradca podatkowy będzie osobą posiadającą bardziej szczegółową wiedzę. W toku swojej pracy doradca podatkowy przygotowuje stosowne opinie dotyczące interpretacji określonych przepisów, opracowuje wnioski o wydanie interpretacji indywidualnych, zaskarża wydane interpretacje, reprezentuje podatników przed sądami administracyjnymi, udziela bieżącego wsparcia merytorycznego w procesie kontroli podatkowych i skarbowych realizowanych u podatnika czy zajmuje się przygotowywaniem wymaganej dokumentacji o specjalistycznym charakterze, daleko wykraczającej poza składane comiesięcznie deklaracje i przygotowywane rejestry. Doświaczony doradca podatkowy nierzadko uczestniczy w procesie opracowywania strategii biznesowej przedsiębiorstw, zwłaszcza tych funkcjonujących w grupach kapitałowych, udzielając wsparcia w procesie determinowania metodologii ustalania cen pomiędzy podmiotami powiązanymi, przeprowadzając analizy rynkowe i opracowując spójne grupowe polityki strategii cenowej i podatkowej.

Różnice między doradcą podatkowym i księgowym

Główną różnicą pomiędzy tymi zawodami jest z całą pewnością zakres specjalizacji. Podczas gdy księgowy skupia swoją wiedzę głównie na procesie prowadzenia ksiąg rachunkowych, podatkowych i innych ewidencji, tak doradca podatkowy analizuje brzmienie przepisów mających wpływ na te właśnie obowiązki, które z reguły realizowane przez księgowego. Do zadań doradcy podatkowego najczęściej należy również przygotowywanie bardziej specjalistycznych dokumentacji, opracowań i opinii, a także działalność związana z reprezentowaniem podatnika w sporach z organami podatkowymi. Różnica pomiędzy tymi zawodami jest także zauważalna w kontekście wymagań stawianych kandydatom do podjęcia pracy w charakterze księgowego i doradcy podatkowego. Poniższa tabela prezentuje zakres wymagań:

 

Księgowy Doradca podatkowy
Pełna zdolność do czynności prawnych i pełnia praw publicznych Pełna zdolność do czynności prawnych i pełnia praw publicznych
Osoba nieskazana prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi papierami wartościowymi, przestępstwo skarbowe oraz z ustawy o rachunkowości Osoba niekarana w ogóle, nieskazitelnego charakteru, która swoim dotychczasowwym postępowaniem daję rękojmię prawidłowego wykonywania zawodu
Wykształcenie średnie Wykształcenie wyższe
Dwuletnia praktyka w księgowości Praktyka zawodowa od 0,5 roku do 2 lat (w zależności od charakteru wykonywanej pracy)
Pozytywny wynik z egzaminu sprawdzającego kwalifikacje dla osób ubiegających się o certyfikat księgowy Pozytywny wynik z egzaminu na doradcę podatkowego
Obowiązek stałego podnoszenia kwalifikacji zawodowych,  którego niedopełnienie zagrożone jest odpowiedzialnością dyscyplinarną
Obowiązek przestrzegania zasad etyki zawodowej doradców podatkowych
Zakaz wykonywania innego zawodu
Obowiązek zachowania tajemnicy zawodowej
Obowiązek zawarcia umowy ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej

 

Jak wskazywano również wyżej, w odróżnieniu od księgowych, doradcy podatkowy mają uprawnienia do występowania w imieniu swoich klientów przed sądami administracyjnymi w sprawach podatkowych, co determinowane jest obowiązkiem posiadania szerokiej wiedzy z zakresu procedury administracyjnej.

Doradca podatkowy czy księgowy

Podejmując decyzję odnośnie zaangażowania osoby, która wspierałaby od strony technicznej proces rozliczeń przedsiębiorstwa często pojawia się pytanie kto będzie lepszy: doradca podatkowy czy księgowy? Odpowiedź na to pytanie może nie być dla wszystkich satysfakcjonująca. Najlepszym rozwiązaniem jest bowiem zaangażowanie obu tych specjalistów. Podczas prowadzenia bieżących rozliczeń nieoceniona będzie pomoc doświadczonego księgowego, który ma praktyczne doświadczenie w prowadzeniu ksiąg i innych niezbędnych ewidencji oraz rejestrów. Jednocześnie maksymalną efektywność zapewni wsparcie księgowego wiedzą i doświadczeniem doradcy podatkowego, który w bardziej specjalistycznych kwestiach będzie mógł pomóc rozwiać występujące wątpliwości czy przygotować rzadziej spotykane w codziennej pracy księgowych opracowania, dokumentacje, polityki, strategie czy opinie. Doświadczony doradca podatkowy wesprze przedsiębiorstwo swoją wiedzą pozyskaną w procesie realizacji poprzednich projektów dla innych klientów z podobnej branży, wskaże na typowe ryzyka podatkowe, które z reguły identyfikuje w porównywalnych sytuacjach, określi sposoby zmniejszenia tych ryzyk i przypadku wystąpienia takiej konieczności będzie reprezentował swojego klienta w sporze z organami podatkowymi przed sądami administracyjnymi, przygotowując komplet dokumentów procesowych i skarg.

Zachęcamy Państwa do nawiązania współpracy z naszą Kancelarią, która świadczy najwyższej jakości usługi doradztwa podatkowego, obejmujące przygotowywanie stosownych opinii, dokumentacji, opracowań, strategii, polityk czy pism. Nasze doświadczenie, wywiedzione z wieloletniej współpracy z największymi firmami funkcjonującymi w regionie jest gwarantem profesjonalnego i kompleksowego podejścia do współpracy z każdym Klientem, zainteresowanym uzyskaniem wsparcia.

W dzisiejszym artykule prezentujemy przegląd zmian, które czekają na przedsiębiorców w 2019 roku, dotyczących podatku od towarów i usług. W niektórych aspektach proponowane zmiany są rewolucyjne i likwidują dotychczasowe, ugruntowane przez wiele lat obowiązki, wprowadzając w ich miejsce nowe. Zmiany mają ewidentny związek z postępującym uszczelnianiem systemu VAT w Polsce i zwiększaniem wpływów z tego podatku do budżetu Państwa.

Nowa matryca VAT

Zgodnie z treścią projektu ustawy o zmianie Ordynacji podatkowej (obecnie, na dzień 7 grudnia 2018 roku projekt jest  na etapie opiniowania) od 1 kwietnia 2019 roku planuje się wprowadzenie tzw. nowej matrycy VAT. Głównym założeniem projektu jest zmiana klasyfikacji w odniesieniu do obrotu towarowego podlegającego VAT. Zmiana ta polega na zastąpieniu klasyfikacji PKWiU klasyfikacją nomenklatury scalonej (CN). Projekt zakłada wprowadzenie do Ordynacji podatkowej Rozdziału 1a, dotyczącego Wiążącej Informacji Stawkowej, zawierającego definicję legalną takiej informacji i zasady jej konstrukcji. Zgodnie z treścią projektu wiążąca informacja stawkowa, zwana „WIS”, jest decyzją wydawaną na potrzeby opodatkowania podatkiem dostawy towarów, importu towarów, wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów albo świadczenia usług, która zawiera:

  • opis towaru albo usługi będących przedmiotem WIS;
  • klasyfikację tego towaru według działu, pozycji, podpozycji lub kodu Nomenklatury Scalonej (CN) albo tej usługi według działu, grupy, klasy, kategorii, podkategorii lub pozycji PKWiU niezbędną do:
    • określenia stawki właściwej dla tego towaru albo dla tej usługi,
    • stosowania przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz przepisów wykonawczych wydanych na jej podstawie, w przypadku, o którym mowa w art. 41b ust. 3;
  • stawkę podatku właściwą dla tego towaru albo dla tej usługi.

Intencją ustawodawcy jest wyeliminowanie problemu, który pojawia się przy opodatkowaniu towarów i usług, które są do siebie podobne. Po wprowadzeniu nowelizacji takie towary i usługi nie powinny podlegać opodatkowaniu na rozbieżnych zasadach.

Nowy mechanizm kalkulacji stawek VAT

Zgodnie z projektem ustawy, która obowiązywać ma od 1 stycznia 2019 roku zmianie podlegają zasady kalkulacji stawek VAT. Przyjęte przez Sejm zmiany zakładają, że stawki w wysokości 23 proc. i 8 proc., jak również stawka zryczałtowanego zwrotu podatku dla rolników w wysokości 7 proc. i stawka ryczałtu dla podatników świadczących usługi taksówek osobowych w wysokości 4 proc. będą obowiązywać od 1 stycznia 2019 r. do końca roku następującego po roku, w którym spełnione zostaną określone warunki relacji długu do PKB. Pierwszy z tych warunków zakłada, że dług publiczny pomniejszony o wartość gotówki, jaką resort ma na swoich rachunkach, będzie się utrzymywał powyżej 43 proc. PKB. Drugi warunek zakłada, że różnica między deficytem sektora finansów publicznych a celem, do którego Polska zobowiązała się zmierzać, będzie większa niż 6 proc. PKB. Wiceminister finansów Filip Świtała zapewnił, że „szacujemy, że w roku 2018 ten wskaźnik zadłużenia (…) planujemy na poziomie 45,9 proc. Widzimy, że z 2017 r. (wskaźnik ten wyniósł – PAP) 47,7 proc., planujemy zejście na 45,9 proc. Czyli to jest tak, że cele, które spowodują obniżenie stawek (…) są realne. (…) Nie jest wykluczone, że już w roku 2019 być może będzie możliwe osiągnięcie tych wskaźników, o których mówimy”. W praktyce jednak szacuje się, że faktyczne obniżenie stawek możliwe jest dopiero w 2023 roku.

Implementacja dyrektyw 2016/1065 oraz 2017/2455

Zgodnie z nowelizacją, która wchodzi w życie od 1 stycznia 2019 roku, wprowadzone zostają regulacje związane z opodatkowaniem bonów jednego przeznaczenia (specific purpose voucher, SPV) oraz bonów różnego przeznaczenia (multi purpose voucher, MPV). Bony SPV będą stanowiły podstawę w przypadku, w którym miejsce dostawy towarów lub świadczenia usług, na które bon będzie wymieniany oraz kwota należnego podatku z tytułu tych towarów lub usług są znane w momencie emisji bonu. Opodatkowanie bonów nastąpi już w momencie ich wydania i przy każdym transferze bonow. Narzuca to obowiązek opodatkowania bonów SPV metodą „w stu”, tj. kwota wartość bonu będzie wartością brutto, zawierającą w sobie już podatek VAT. Inne zasady dotyczyć będą bonów wielokrotnego przeznaczenia (MPV), które mogą pokrywać koszt wyświadczenia różnych usug lub sprzedaży różnych towarów (tj. opodatkowanych różnymi stawkami VAT). W przypadku takich bonów ich opodatkowanie nastąpi dopiero w momencie faktycznego przekazania towarów lub faktycznego świadczenia usług wydawanych (wykonywanych) w zamian za bon.

Nowelizacja implementuje również dyrektywę, która dotyczy rozliczania podatku VAT od usług telekomunikacyjnych, nadawczych i elektronicznych, świadczonych na rzecz konsumentów zlokalizowanych w innych państwach członkowskich niż usługodawca.

Kasy rejestrujące – nowe obowiązki dla podatników

Zgodnie z projektem nowelizacji wprowadza się obowiązek stosowania kas rejestrujących (online) przez podatników VAT. Projekt przewiduje refundację w wysokości 90% ceny zakupu kasy, nie więcej niż 700 zł, ale tylko w przypadku nabycia nowego rodzaju kas. Wdrażanie nowych obowiązków jest rozłożone w czasie:

  • od 1 stycznia 2019 r. przy: sprzedaży benzyny silnikowej, oleju napędowego, gazu przeznaczonego do napędu silników spalinowych oraz świadczenie usług naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów (w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania) oraz w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów;

 

  • od 1 lipca 2019 r. przy: usługach związanych z wyżywieniem wyłącznie świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, oraz w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania

 

  • od 1 stycznia 2020 r. przy: usługach fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych, budowlanych, w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów, prawniczych oraz związanych z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej.

Zmiany w pakiecie paliwowym

Zgodnie z treścią nowelizacji, od 1 stycznia 2019 roku wprowadza się zmiany w tzw. pakiecie paliwowym, które polegają na tym, aby w ustawie o VAT i pakiecie paliwowym definiowano paliwa tak, jak w prawie energetycznym. Inne zmiany, np. w Ordynacji podatkowej, polegają na doprecyzowaniu, że przepisu o nadpłacie nie stosuje się, jeżeli zwrot nadpłaconego lub nienależnie zapłaconego podatku, którego ciężar został przerzucony na nabywcę (lub na osoby trzecie) skutkowałby nieuzasadnionym wzbogaceniem podatnika.

Ważną zmianą jest również modyfikacja definicji pierwszego zasiedlenia. Zgodnie z treścią nowelizacji poprzez pierwsze zasiedlenie rozumie się oddanie do użytkowania pierwszemu nabywcy lub użytkownikowi, lub rozpoczęcie użytkowania na potrzeby własne, budynków, budowli lub ich części, po ich:

  • wybudowaniu lub
  • ulepszeniu, jeżeli wydatki poniesione na ulepszenie, w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym, stanowiły co najmniej 30% wartości początkowej.

Znika zatem zapis dotyczący oddania w użytkowanie w wykonaniu czynności podlegających opodatkowaniu.

Obecnie projekt jest na etapie opiniowania.

Biała lista czynnych podatników VAT

Nowelizacja zakłada stworzenie tzw. białej listy czynnych podatników VAT, która zawierałaby m.in. numery ich rachunków bankowych. W przypadku, gdy jakikolwiek podmiot gospodarczy dokonałby płatności na rachunek inny niż ten wskazany na białej liście, a płatność taka przekraczałąby 15 tysięcy złotych, podmiot ten nie będzie miał prawa do ujęcia takiej płatności jako koszt podatkowy.

Projekt jest na etapie konsultacji w Komisji Prawniczej.

JPK_VDEK i likwidacja deklaracji VAT

Projekt nowelizacji przewiduje likwidację m. in. deklaracji VAT-7 i VAT-27 i inkroporowanie ich treści do nowego, bardziej rozbudowanego pliku JPK, którego robocza nazwa brzmi JPK_VDEK. Zgodnie z uzasadnieniem projektu nowy plik kontrolny powinien zawierać zarówno dane z deklaracji jak i ewidencji VAT. Co jednak istotne, obecnie nie istnieje szczegółowy katalog danych i informacji, które będą podlegać raportowaniu w oparciu o nowelizację. Projektowane przepisy wskazują, że ewidencja VAT będzie musiała zawierać nie tylko dane pozwalające na prawidłowe rozliczenie podatku czy sporządzenie deklaracji, ale także dane pozwalające na kontrolę tych obowiązków przez organ podatkowy. Niestety stwierdzenie dot. „umożliwienia kontroli przez organ podatkowy” jest na tyle nieprecyzyjne, że trudno mówic na obecnym etapie o wyczerpującym charakterze nowelizacji.

Projektowana ustawa zakłada także utworzenie Centralnego Rejestru Faktur, działającego w oparciu m.in. o przekazywane przez podatników pliki JPK_VAT.

Obecnie projekt jest na etapie konsultacji publicznych, których zakończenie zaplanowane jest na 28 grudnia 2018 r. Wstępnie nowe przepisy powinny obowiązywać od 1 lipca 2019 r.

 

W przypadku wystąpienia jakichkolwiek wątpliwości związanych z prezentowanymi wyżej nowelizacjami lub bezpośrednimi rozliczeniami VAT w Państwa firmie zachęcamy do kontaktu z naszą Kancelarią.

15 lipca 2018 r. Ministerstwo Finansów opublikowało projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw, zawierający istotne zmiany odnoszące się do przepisów o cenach transferowych. Celem przedstawionych regulacji jest uproszczenie przepisów podatkowych, które ma stanowić efekt dialogu ekspertów podatkowych z Ministerstwem Finansów i potwierdzać wolę wyjścia naprzeciw przedsiebiorcom, zgłaszającym wysoki poziom skomplikowania i uciążliwości aktualnie obowiązujących regulacji.

Czego dotyczą zmiany?

Zawarte w projekcie ustawy zmieniającej regulacje odnoszą się do głównych elementów dotychczasowych przepisów dotyczących problematyki cen transferowych i, oprócz modyfikowania ich założeń, klaryfikują cały blok przepisów odnoszących się do cen transferowych, umieszczając go w osobnym, dedykowanym temu obszarowi rozdziale ustaw o CIT i PIT. Poniżej prezentujemy listę najistotniejszych zmian, wynikających z opublikowanego projektu:

Definicja podmiotów powiązanych

Przygotowany przez Ministerstwo Finansów projekt wprowadza bardzo istotną zmianę, dotyczącą definicji podmiotów powiązanych. Zgodnie z jego treścią, za podmioty powiązane będzie należało uznawać: „podmioty, z których jeden podmiot wywiera znaczący wpływ na co najmniej jeden inny podmiot lub podmioty, na które znaczący wpływ wywiera ten sam inny podmiot lub małżonek, krewny lub powinowaty do drugiego stopnia osoby fizycznej wywierającej znaczący wpływ na co najmniej jeden podmiot, lub

  • spółkę niemającą osobowości prawnej i jej wspólników, lub
  • podatnika i jego zagraniczny zakład;

Za znaczący wpływ, o którym mowa uznaje się z kolei:

  • posiadanie bezpośrednio lub pośrednio co najmniej 25% udziałów w kapitale lub praw głosu w organach kontrolnych lub stanowiących, lub udziałów lub innych praw związanych z uczestnictwem w zyskach lub majątku, w tym jednostek uczestnictwa i certyfikatów inwestycyjnych, lub
  • faktyczną zdolność osoby fizycznej do wpływania na podejmowanie kluczowych decyzji gospodarczych przez osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, lub
  • faktyczną zdolność osoby fizycznej do wpływania na podejmowanie kluczowych decyzji gospodarczych przez osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, lub
  • pozostawanie w związku małżeńskim albo występowanie pokrewieństwa lub powinowactwa do drugiego stopnia.

Rynkowy narzut na kosztach w transakcjach o niskiej wartości dodanej

Przedstawiony przez MF projekt wprowadza długo wyczekiwane przez podatników regulacje odnoszące się do usług o niskiej wartości dodanej i w tym kontekście koresponduje ze wskazywanymi przez OECD i JTPF wartościami narzutów, gwarantujących podatnikowi, że jego rozliczenia nie będą kwestionowane (tzw. safe harbours). Do tej pory każda wartość narzutu na kosztach usług o niskiej wartości dodanej, aby mogła być obroniona podczas potencjalnej kontroli, musiała znajdywać potwierdzenie w specjalnie przygotowanej analizie danych porównawczych (tzw. benchmark). Projekt zakłada, że przy spełnieniu określonych warunków odnoszących się do stosowanej metodologii i przedstawieniu opracowania dotyczącego wdrożonych zasad alokacji kosztów, nie będzie konieczne przygotowywanie analizy danych porównawczych dla tych transakcji, a określone w nich wynagrodzenie nie będzie kwestionowane przez organy podatkowe pod warunkiem, że poziom stosowanego narzutu będzie wynosił:

  • nie mniej niż 5% – w przypadku świadczenia usług
  • nie więcej niż 5% – w przypadku nabycia usług.

W celu wyeliminowania wątpliwości, katalog usług o niskiej wartości dodanej został przedstawiony w załączniku do przygotowanego projektu.

Rynkowy poziom oprocentowania pożyczek pomiędzy podmiotami powiązanymi

Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom podatników, a także dążąc do uproszczenia procedur dotyczących sporządzania dokumentacji i towarzyszących jej opracowań (takich jak analizy danych porównawczych), Ministerstwo Finansów zaproponowało również, aby pod pewnymi warunkami zwolnić podatników z przygotowania analizy danych porównawczych dla transakcji pożyczek. W tym kontekście projekt zakłada, że poziom oprocentowania przyjętego w zawartych pomiędzy podmiotami powiązanymi pożyczkach nie będzie kwestionowany tak długo jak będzie odpowiadał wysokości marży (i rodzajowi przyjętej stopy bazowej) ogłaszanej przez Ministra Finansów w obwieszczeniu, które miałoby być publikowane przynajmniej raz w roku w Monitorze Polskim. Tego rodzaju uproszczenie funkcjonowałoby jednak wyłącznie w przypadku, gdy nie przewiduje się dodatkowych opłat związanych z obsługą udzielonych pożyczek, zostały one udzielone na okres nie dłuższy niż 5 lat oraz suma pożyczek udzielonych oraz pożyczek otrzymanych od pomiotów powiązanych wynosi nie więcej niż 20 000 000 zł.

Nowe progi transakcyjne

Przygotowany przez Ministerstwo projekt wprowadza fundamentalne zmiany w zakresie progów transakcyjnych, zobowiązujących do przygotowywania dokumentacji cen transferowych. Zgodnie z jego treścią, odchodzi się od koncepcji progów uzależnionych od poziomu przychodów danego podatnika i wprowadza się progi uzależnione od typu dokumentowanej transakcji. Poniższa tabela podsumowuje proponowane przez MF rozwiązanie:

Lp. Kategoria transakcji Próg Podstawa określenia progu
1 Zakup i sprzedaż rzeczowych aktywów obrotowych 10 000 000 PLN Wartość zakupu / sprzedaży
2 Zakup i sprzedaż środków trwałych 10 000 000 PLN Wartość zakupu / sprzedaży
3 Finansowanie dłużne 10 000 000 PLN Wartość finansowania
4 Poręczenie lub gwarancja 10 000 000 PLN Suma gwarancyjna
5 Wartości niematerialne i prawne (zakup i sprzedaż) 2 000 000 PLN Wartość zakupu / sprzedaży
6 Usługi 2 000 000 PLN Wartość zakupu / sprzedaży
7 Korzystanie ze środków trwałych (wynajem, dzierżawa, leasing) 2 000 000 PLN Wartość zakupu / sprzedaży
8 Wartości niematerialne i prawne (udostępnienie) 2 000 000 PLN Wartość zakupu / sprzedaży
9 Przypisanie dochodu do zakładu zagranicznego 2 000 000 PLN Wartość przypisanych przychodów / kosztów
10 Inne transakcje 2 000 000 PLN Właściwa dla transakcji

Co istotne, projekt nadal podtrzymuje koncepcję sumowania wartości pojedyczych, jednorodnych transakcji, na potrzeby określenia progu dokumentacyjnego, wskazując, że „wartość transakcji obejmuje transakcje o charakterze jednorodnym, bez względu na ilość dokumentów księgowych, dokonanych lub otrzymanych płatności oraz podmiotów powiązanych, z którymi zawierana jest transakcja kontrolowana.”

Zmianie uległy także zasady sporządzania dokumentacji grupowej. W myśl nowych przepisów do sporządzenia dokumentacji Masterfile zobowiązani będą podatnicy obowiązani do sporządzenia lokalnej dokumentacji cen transferowych należący do grupy podmiotów powiązanych:

  • dla której sporządzane jest skonsolidowane sprawozdanie finansowe,
  • której skonsolidowane przychody przekroczyły w poprzednim roku obrotowym kwotę 200 000 000 zł lub jej równowartość,

Przedłużenie terminu na sporządzenie dokumentacji

W ślad za rozporządzeniem wydanym przez Ministra Finansów w marcu 2018 r., opracowany projekt wprowadza stałą zasadę, zgodnie z którą dokumentacja cen transferowych powinna być przygotowana do końca 9 miesiąca po zakończeniu roku podatkowego (w przypadku dokumentacji lokalnej). Dokumentacja grupowa powinna być przygotowana do 12 miesiąca po zakończeniu roku podatkowego.

Zmiany dotyczące treści dokumentacji cen transferowych

Zgodnie z treścią przygotowanego projektu, nowa dokumentacja cen transferowych powinna zawierać:

1) opis podmiotu powiązanego;

2) opis transakcji;

3) analizę cen transferowych, w tym:

  • analizę porównawczą albo
  • analizę wykazującą zgodność warunków na jakich została zawarta transakcja kontrolowana z warunkami jakie ustaliłyby podmioty niepowiązane (analiza zgodności) – w przypadku gdy nie jest możliwe sporządzenie analizy porównawczej;

4) informacje finansowe.

Szczegółowy zakres dokumentacji lokalnej, wraz z wyjaśnieniem poszczególnych elementów zostanie przedstawiony w rozporządzeniu Ministra Finansów i będzie oparty na wytycznych OECD.

Wprowadzenie TP-R, zamiast CIT-TP

Przedstawiony projekt zmienia dotychczasowy obowiązek przygotowywania CIT-TP, wprowadzając formularz TP-R, przekazywany w formie elektronicznej.  Szczegółowy kształt nowego formularza zostanie zaprezentowany w rozporządzeniu Ministra Finansów.

Uregulowanie statusu korekt TP adjustment

Zgodnie z treścią projektu, prawnego uregulowania doczekała się także kwestia tzw. korekt cen transferowych (TP adjustments), która stanowiła jeden z głównych punktów spornych pomiędzy podatnikami, a organami podatkowymi przeprowadzającymi kontrole rozliczeń podatku dochodowego. Zgodnie z treścią projektu, korekty zmierzające do zmiany rentowności danego podmiotu w transakcjach z podmiotem powiązanym nie będą już kwestionowane (niezależnie od tego czy będą dotyczyły korekty przychodów czy kosztów), pod warunkiem, że spełnione zostaną określone warunki, dotyczące terminu przeprowadzenia takiej korekty, kraju rezydencji kontrahenta, uzyskania stosownego oświadczenia kontrahenta czy zasad pierwotnie przyjętych przy kalkulacji wynagrodzenia.

Od kiedy będą obowiązywać nowe przepisy?

Projekt przewiduje, że nowe przepisy będą obowiązywały od 1 stycznia 2019 r. Oznacza to, że pierwsza dokumentacja cen transferowych, oparta na znowelizowanych regulacjach, będzie dotyczyła transakcji realizowanych po 1 stycznia 2019 r. W przypadku transakcji rozpoczętych przed 1 stycznia 2019 r. (a niezakończonych do tej daty), nowe przepisy obejmą ten etap transakcj, który przypada po 1 stycznia 2019 r. (pozostała część transakcji będzie podlegała obecnie obowiązującym regulacjom).

Zachęcamy do kontaktu z naszą Kancelarią, która specjalizuje się w zagadanieniach z zakresu cen transferowych i realizuje kompleksowe projekty polegające na:

  • przygotowywaniu stosownej dokumentacji na wszystkich szczeblach,
  • weryfikacji dokumentacji sporządzonej przez Klienta,
  • prowadzeniu szkoleń z zakresu cen transferowych,
  • opracowywaniu i wdrażaniu modeli cen transferowych,
  • bieżącym doradztwie podatkowym.

Naszym Klientom oferujemy najwyższą jakość, pełne zaangażowanie w każdy projekt oraz przystępne ceny.

Kontakt:

Łukasz Szula

l.szula@kancelariaszula.pl,

tel. 535-005-012

W związku z podpisaniem przez Prezydenta RP ustawy wprowadzającej od 1 stycznia 2017 roku szereg zmian do przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, odnoszących się do problematyki tzw. cen transferowych, przygotowaliśmy dla Państwa krótkie kompendium wiedzy, zawierające niezbędne informacje dotyczące aktualnie obowiązujących regulacji w zakresie cen transferowych.

Czym jest dokumentacja cen transferowych?

Dokumentacja cen transferowych stanowi swoiste opracowanie opisujące zasady rządzące transakcjami zawieranymi pomiędzy podmiotami powiązanymi. Prawidłowo przygotowana powinna:

  • korespondować z faktycznymi warunkami realizowanych transakcji,
  • zawierać wszystkie niezbędne elementy wskazane w przepisach obowiązujących w roku, za który jest sporządzana,
  • przystępnie i jasno przedstawiać zasady rozliczeń wewnątrzgrupowych,
  • udowadniać rynkowy poziom wynagrodzenia (w przypadku gdy dany podatnik ma taki obowiązek, co szczegółowo opisujemy dalszej części niniejszego artykułu).

Kto sporządza dokumentację cen transferowych?

Zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami (art. 9a ustawy o podatku dochodowym od osób  prawnych oraz art. 25a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych) do sporządzania dokumentacji cen transferowych zobowiązany jest podatnik, przekraczający wskazane w wymienionych ustawach limity przychodów, dokonujący transakcji (lub innych zdarzeń) z podmiotami powiązanymi. Powyższe oznacza, że podmiotem zobowiązanym do przygotowania dokumentacji jest zawsze podatnik danego podatku (tj. spółka, osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, wspólnik spółki osobowej). W tym zakresie polskie ustawy podatkowe nie przewidują żadnych wyjątków.

Kiedy należy przygotować dokumentację?

Aktualnie, polscy podatnicy są zobowiązani do przygotowywania dokumentacji cen transferowych dla  transakcji zawieranych z podmiotami powiązanymi oraz dla tzw. innych zdarzeń, które zostały ujęte w księgach rachunkowych, mających istotny wpływ na wysokość dochodu lub straty podatnika. Pojęcie wskazanych innych zdarzeń nie pojawiało się do tej pory w polskich regulacjach dotyczących cen transferowych, a wynika bezpośrednio z nowelizacji. Co istotne, ustawodawca nie przedstawił precyzyjnej definicji owych innych zdarzeń, co oznacza, że ich katalog pozostaje otwarty i obejmuje wszelkie formy współpracy pomiędzy podmiotami powiązanymi, które zasadniczo nie kwalifikują się do uznania ich za typowe transakcje, a które ujmowane są w księgach rachunkowych i mają wpływ na wynik finansowy podatnika (np. współpraca kilku podmiotów w ramach wspólnego przedsięwzięcia czy podział kosztów wykorzystywania danego aktywa).

W przypadku zidentyfikowania przez podatnika transakcji lub zdarzeń, które potencjalnie powinny zostać opisane w dokumentacji cen transferowych, konieczne jest ustalenie czy ma on w ogóle obowiązek sporządzania tego rodzaju dokumentacji. W tym kontekście aktualnie obowiązujące przepisy o cenach transferowych wprowadzają stosowne limity transakcyjne.

Limity transakcyjne

Ostateczne ustalenie czy dla danej transakcji należy przygotować dokumentację cen transferowych uzależnione jest od poziomu przychodów podatnika, osiągniętych w roku poprzedzającym rok, za który dokumentacja jest sporządzana. Przepisy obowiązujące od 1 stycznia 2017 roku wprowadziły koncepcję tzw. progu istotności, zgodnie z którą dokumentowaniu powinny podlegać wyłącznie transakcje jednego rodzaju, których łączna wartość przekracza określoną wysokość. Wysokość ta uzależniona jest od przychodów (kosztów) podatnika. I tak, w przypadku podatników, którzy w roku poprzedzającym rok, za który sporządzana jest dokumentacja osiągneli przychody (koszty) na poziomie:

  • od 2 mln do 20 mln EUR – próg istotności wynosi: 50 000 EUR + 5 000 EUR za każdy 1 mln EUR przychodu powyżej 2 mln EUR;
  • od 20 mln do 100 mln EUR – próg istotności wynosi: 140 000 EUR + 45 000 EUR za każde 10 mln EUR powyżej 20 mln EUR;
  • powyżej 100 mln EUR – próg istotności wynosi 500 000 EUR.

Poszczególne progi transakcjyjne obrazowo przedstawia poniższa tabela:

Przychody podatnika za rok poprzedzający Próg transakcyjny
< 2 000 000 EUR Brak obowiązku sporządzania dokumentacji
2 000 000 EUR – 2 999 999,99 EUR 50 000 EUR
3 000 000 EUR – 3 999 999,99 EUR 55 000 EUR
4 000 000 EUR – 4 999 999,99 EUR  60 000 EUR
5 000 000 EUR – 5 999 999,99 EUR 65 000 EUR
6 000 000 EUR – 6 999 999,99 EUR 70 000 EUR
7 000 000 EUR – 7 999 999,99 EUR 75 000 EUR
8 000 000 EUR – 8 999 999,99 EUR 80 000 EUR
9 000 000 EUR – 9 999 999,99 EUR 85 000 EUR
10 000 000 EUR – 10 999 999,99 EUR 90 000 EUR
11 000 000 EUR – 11 999 999,99 EUR 95 000 EUR
12 000 000 EUR – 12 999 999,99 EUR 100 000 EUR
13 000 000 EUR – 13 999 999,99 EUR 105 000 EUR
14 000 000 EUR – 14 999 999,99 EUR 110 000 EUR
15 000 000 EUR – 15 999 999,99 EUR 115 000 EUR
16 000 000 EUR – 16 999 999,99 EUR 120 000 EUR
17 000 000 EUR – 17 999 999,99 EUR 125 000 EUR
18 000 000 EUR – 18 999 999,99 EUR 130 000 EUR
19 000 000 EUR – 19 999 999,99 EUR 135 000 EUR
20 000 000 EUR – 29 999 999,99 EUR 140 000 EUR
30 000 000 EUR – 39 999 999,99 EUR 185 000 EUR
40 000 000 EUR – 49 999 999,99 EUR 230 000 EUR
50 000 000 EUR – 59 999 999,99 EUR 275 000 EUR
60 000 000 EUR – 69 999 999,99 EUR 320 000 EUR
70 000 000 EUR – 79 999 999,99 EUR 365 000 EUR
80 000 000 EUR – 89 999 999,99 EUR 410 000 EUR
90 000 000 EUR – 99 999 999,99 EUR 455 000 EUR
100 000 000 EUR i więcej 500 000 EUR

Co zawiera dokumentacja cen transferowych?

Zgodnie ze znowelizowanymi przepisami, obowiązującymi od 1 stycznia 2017 roku, zawartość dokumentacji cen transferowych uwarunkowana jest również poziomem przychodów (kosztów) podatnika osiągniętych w roku poprzedzającym rok, za który dokumentacja jest sporządzana. W tym kontekście wyróżniono kilka poziomów rozbudowania dokumentacji. Tym samym, podatnicy, którzy osiągnęli przychody na poziomie co najmniej:

  • 2 mln EUR – przygotowują podstawową dokumentację Local File (dokumentacja lokalna), zawierającą najważniejsze informacje o podatniku i transakcjach podlegających dokumentowaniu;
  • 10 mln EUR – przygotowują analizy danych porównawczych dla wszystkich transakcji podlegających dokumentowaniu (tzw. analizy benchmarkingowe), których celem jest potwierdzenie rynkowego poziomu wynagrodzenia stosowanego w dokumentowanych transakcjach. Dodatkowo podatnicy ci są również zobowiązani do składania deklaracji CIT-TP za dokumentowany rok podatkowy;
  • 20 mln EUR – są zobowiązani do posiadania dokumentacji grupowej tzw. Master File, odpowiadającej polskim wymogom, zredagowanej w języku polskim;
  • 750 mln EUR (skonsolidowane) – są zobowiązani do sporządzenia sprawozdania o wysokości dochodów i zapłaconego podatku w miejscach prowadzenia działalności, a także zakładów zagranicznych (tzw. Country-by-Country Reporting).

Z powyższego wynika, że zawartość dokumentacji cen transferowych za dany rok uzależniona będzie u danego podatnika od osiągniętych przez niego w poprzednim roku przychodów lub poniesionych kosztów, które determinują zarówno zakres obowiązków dokumentacyjnych, jak i jednostkowe progi transakcyjne.

Wszystkie niezbędne elementy dokumentacji przygotowywanej na każdym poziomie (Local File, analizy benchmarkingowe, Master File) zostały przedstawione w aktualnie obowiązujących ustawach i rozporządzeniach, tj. ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych (art. 9a), ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 25a), oraz rozporządzeniach w sprawie informacji zawartych w dokumentacji podatkowej. Co szczególnie istotne, dotychczas obowiązujące przepisy nakładały na podatników wyłącznie obowiązek przygotowywania dokumentacji lokalnej (Local File), w wersji zdecydowanie mniej rozbudowanej niż obecna. Oznacza to,  że dotychczasowe obowiązki związane z dokumentacją cen transferowych obejmowały wyłącznie niewielki ułamek obecnie obowiązujących regulacji.

Odpowiedzialność

Zgodnie z art. 9a ust. 7 na wszystkich podatników nałożono również dodatkowy obowiązek związany z procesem przygotowywania dokumentacji cen transferowych. Obowiązek ten dotyczy złożenia oświadczenia o przygotowaniu stosownej dokumentacji w ustawowym terminie i w przypadku osób prawnych obciąża solidarnie wszystkie osoby uprawnione do składania oświadczeń w imieniu podatnika. Co ważne, oświadczenie składane jest pod rygorem odpowiedzialności karnej (nie karnoskarbowej) za składanie fałszywych zeznań.

Termin na sporządzenie dokumentacji

W oparciu o pierwotne brzmienie przepisów obowiązujących od 1 stycznia 2017 roku, dokumentacja cen transferowych powinna zostać sporządzona w terminie nie późniejszym niż dzień upływu terminu określonego dla złożenia rocznego zeznania podatkowego (tj. w praktyce w większości przypadków do 31 marca 2018 roku – w odniesieniu do dokumentacji za 2017 rok). Jednoczesnie 15 marca 2017 roku w życie weszło rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 marca 2018 r. w sprawie przedłużenia terminów wykonania niektórych obowiązków z zakresu dokumentacji podatkowej. Zgodnie z jego treścią terminy na przygotowanie stosownej dokumentacji i złożenie oświadczenia, o którym mowa w art. 9a ust. 7 zostały przedłużone o 6 miesięcy – tj. w większości przypadków przypadają obecnie na 30 września 2018 roku. Przedłużenie dotyczy terminów przypadających pierwotnie w roku 2018 i 2019 (tj. zasadniczo odnoszących się do dokumentacji cen transferowych sporządzanych za lata 2017 i 2018).

Wzór dokumentacji cen transferowych

Obowiązujące od 1 stycznia 2017 roku przepisy nie wprowadziły jednolitego wzoru, zgodnie z którym stosowna dokumentacja powinna być sporządzana. Wymogi formalne dotyczące treści dokumentacji zaprezentowane zostały w art. 9a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (art. 25a w przypadku PIT – Local File) , oraz rozporządzeniach w sprawie informacji zawartych w dokumentacji podatkowej (analizy danych porównawczych oraz dokumentacja Master File). Sporządzenie wyczerpującej dokumentacji w oparciu o wskazane wymogi powinno zapewnić jej zgodność formalną z obowiązującymi regulacjami.

Zachęcamy do kontaktu z naszą Kancelarią, która specjalizuje się w zagadanieniach z zakresu cen transferowych i realizuje kompleksowe projekty polegające na:

  • przygotowywaniu stosownej dokumentacji na wszystkich szczeblach,
  • weryfikacji dokumentacji sporządzonej przez Klienta,
  • prowadzeniu szkoleń z zakresu cen transferowych,
  • opracowywaniu i wdrażaniu modeli cen transferowych,
  • bieżącym doradztwie podatkowym.

Naszym Klientom oferujemy najwyższą jakość, pełne zaangażowanie w każdy projekt oraz przystępne ceny.

Kontakt:

Łukasz Szula

l.szula@kancelariaszula.pl,

tel. 535-005-012

Czym jest RODO?

RODO, a właściwie Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1) ustanawia na terenie całej Unii Europejskiej zasady oraz przepisy o ochronie danych osobowych osób fizycznych. Ten akt prawny, będąc rozporządzeniem unijnym, nie wymaga wdrożenia, ani innego rodzaju  specjalnie zaplanowanej implementacji, a jego postanowienia są stosowane w polskim porządku prawnym bezpośrednio.

Oznacza to, że poza niewielkimi wyjątkami, postanowienia tego rozporządzenia są źródłem podstawowych zasad oraz wymogów dotyczących ochrony danych osobowych w Polsce. Choć polski ustawodawca podjął już działania zmierzające do uchwalenia polskiej ustawy o ochronie danych osobowych, to polska ustawa będzie określała wyłącznie pewne detale, takie jak organ właściwy do nadzoru nad RODO, czy szczegółowe zasady prowadzenia kontroli w sprawie ochrony danych osobowych.

Kogo i od kiedy obowiązuje RODO?

Postanowienia Rozporządzenia zaczęły obowiązywać wszystkich przedsiębiorców, ktorzy prowadzą działalność na terytorium Unii Europejskiej, niezależnie od formy jej prowadzenia, wraz z dniem 25 maja 2018r. Od tej daty wszystkie podmioty przetwarzające dane w charakterze innym niż prywatny, czy rodzinny są zobligowane do zapewnienia zgodności tego procesu z wymogami RODO.

Zgodnie z treścią Rozporządzenia, dane osobowe podlegają ochronie bez względu na to, czy ostatecznie znajdą się w zbiorze danych osobowych. Oznacza to, że dane osobowe będą podlegały ochronie już od momentu ich zgromadzenia, niezależnie od tego, czy dane te będą przez danego przedsiębiorcę wykorzystywane stale, czy incydentalnie.

Oznacza to, że RODO chroni dane osobowe osoby fizycznej niezależnie od tego, czy w danym przypadku osoba ta występuje jako konsument czy nie. Ochronie podlegają zatem również dane przedsiębiorców, pracowników czy przedstawicieli spółek, z którymi dany podmiot współpracuje wyłącznie na stopie zawodowej.

Wśród podmiotów objętych Rozporządzeniem (tj. wśród zobowiązanych do jego przestrzegania wymienionych wyżej przedsiębiorców) można wyróżnić podmioty funkcjonujące w charakterze:

  • Administratora danych – tj. podmiotu przetwarzającego dane osobowe „bezpośrednio” (np. firma zatrudniająca pracowników, przetwarzająca dane tych pracowników).
  • Procesora danych – tj. podmiotu przetwarzającego dane osobowe na zlecenie ich administratora (np. firma świadcząca usługi obsługi księgowo-płacowej, przetwarzająca dane osobowe pracowników swoich klientów).

Jak stosujemy RODO?

RODO ma zastosowanie do czynności przetwarzania danych osobowych. Zawarta w art. 4 pkt 2 RODO definicja przetwarzania ma bardzo szeroki charakter i oznacza w zasadzie każdą operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych.

Z kolei operacjami przetwarzania danych osobowych są zarówno czynności zautomatyzowane (przy wykorzystaniu systemów informatycznych), jak i wykonywane w inny sposób (np. „na papierze” – w formie wydruków, akt, dokumentów, czy korespondencji papierowej).

RODO nie zawiera zamkniętego katalogu czynności składających się na przetwarzanie danych osobowych. Wskazuje jednak na stosunkowo szeroki katalog czynności takich jak: zbieranie danych, porządkowanie danych, przechowywanie danych, ich adaptowanie lub modyfikowanie, ale również – przeglądanie, wykorzystywanie (np. w toku pracy), ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, usuwanie lub niszczenie.

Definicja danych osobowych zawarta w art. 4 ust. 4 RODO jest bardzo szeroka. Zgodnie z RODO „dane osobowe” oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”). Możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować (której tożsamość znamy i którą możemy wskazać spośród innych osób), w szczególności na podstawie jakiegoś rodzaju identyfikatora, takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej. Osobą możliwą do zidentyfikowania jest taka osoba, której tożsamości nie znamy, ale możemy poznać, korzystając z tych środków lub danych, które są dla nas dostępne.

W tym kontekście zakres danych osobowych jest bardzo szeroki i obejmie wszystkie informacje o charakterze osobowym, które mogą pomóc nam zidentyfikować daną osobę. Danymi osobowymi będą bowiem zarówno imię i nazwisko, czy PESEL osoby fizycznej, ale również:

  • data urodzenia;
  • adres zamieszkania;
  • numer telefonu (w tym służbowy), czy adres e-mail (również służbowy);
  • płeć, kolor oczu, waga, wzrost lub inne dane biometryczne wskazujące na właściwości biologiczne danej osoby.

Jednocześnie warto zaznaczyć, że choć RODO nie dotyczy przetwarzania danych dotyczących osób prawnych, w tym danych o firmie i formie prawnej oraz danych kontaktowych osoby prawnej, o tyle nie można wykluczyć takich sytuacji, w których jednak dane o charakterze osobowym będą związane z danymi dotyczącymi osób prawnych. Przykładem tego mogą być dane osób fizycznych, w szczególności w przypadku, gdy w skład firmy wchodzi imię i nazwisko wspólnika (np. przy spółkach komandytowych), czy też w zakresie dotyczącym członków organów.

RODO nakłada na administratorów obowiązek zapewnienia osobom, których dane dotyczą wszelkich informacji związanych z przetwarzaniem ich danych osobowych, oraz do zapewnienia należytej komunikacji w sprawie tego przetwarzania. Informacja taka powinna być przekazana w zwięzłej, przejrzystej, zrozumiałej i łatwo dostępnej formie, jasnym i prostym językiem i może być udzielona na piśmie lub w inny sposób, w tym w stosownych przypadkach – elektronicznie. Dopiero jeżeli osoba, której dane dotyczą, tego zażąda, informacji można udzielić ustnie, o ile innymi sposobami potwierdzi się tożsamość osoby, której dane dotyczą.

Przepisy RODO nakładają na administratorów danych szereg obowiązków, które będą musiały być spełnione celem zapewnienia należytej ochrony danych osobowych, wymagając od nich, by zapewnili odpowiednie środki organizacyjne i techniczne służące ich należytej ochronie. Oznacza to, że RODO nie wskazuje konkretnych rozwiązań, czy środków bezpieczeństwa danych osobowych, nakazując dostosowanie wdrażanych rozwiązań do skali ryzyka oraz specyfiki przetwarzaniaWdrażając odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, administrator powinien brać pod uwagę charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie i różnej wadze zagrożenia. Przedsiębiorca powinien zatem przy projektowaniu i wdrażaniu rozwiązań bezpieczeństwa bazować na kształtowaniu obowiązków, których zakres określany jest w każdym przypadku przez pryzmat oceny ryzyka (tzw. podejście oparte na ryzyku).

RODO przewiduje dodatkowo, że każdy administrator powinien uwzględniać ochronę danych już w fazie projektowania (privacy by design) oraz w drodze realizacji zasady domyślnej ochrony danych (privacy by default). Oznacza to, że administratorzy mają obowiązek wdrażania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych już w momencie ustalania sposobów przetwarzania danych (czyli zaprojektowania odpowiednich procedur jeszcze przed rozpoczęciem przetwarzania), a następnie utrzymywania tych środków w trakcie samego procesu przetwarzania, aby domyślnie były przetwarzane tylko te dane, które są niezbędne z punktu widzenia każdego konkretnego celu przetwarzania. W szczególności takie rozwiązanie ma zapobiegać domyślnemu udostępnianiu danych nieograniczonemu kręgowi odbiorców. Łatwo zauważyć, że obowiązki administratora w tym zakresie wymagają od niego postawy proaktywnej i prewencyjnej. Ochrona prywatności ma być bowiem zapewniona już na etapie tworzenia procedur, regulaminów, systemów, czy nawet strony internetowej.

Jak chronić dane zgodnie z RODO?

RODO nie wskazuje konkretnych środków technicznych lub organizacyjnych, które należy zastosować, aby wykazać zgodność z określonymi w nim wymaganiami. Stąd, wybór środków bezpieczeństwa powinien być determinowany przez okoliczności i warunki przetwarzania danych oraz prawdopodobieństwo i powagę zdarzeń, które mogą doprowadzić do naruszenia praw i wolności osób, których dane są przetwarzane.

Jednym z podstawowych obowiązków podmiotów przetwarzających dane, zarówno administratorów, jak i podmiotów przetwarzających (procesorów), jest obowiązek rejestrowania wszystkich czynności przetwarzania danych poprzez prowadzenie tzw. rejestru czynności przetwarzania danych. Aby zrozumieć, jak praktycznie podejść do RCPD, należy wyjść od tego, czym na gruncie RODO jest czynność przetwarzania danych. Niestety, pojęcie to nie zostało zdefiniowane wprost w RODO, co może powodować trudności interpretacyjne co do tego, co należy rejestrować. Wszystkie dotychczasowe publikacje dotyczące tematu rejestrowania czynności przetwarzania danych zgodnie podkreślają, że czynności przetwarzania to operacje wykonywane na danych, które łączy realizacja tego samego celu przetwarzania. Należy zatem wyodrębniać czynności w odniesieniu do wspólnych, związanych z tymi czynnościami określonych celów przetwarzania danych. W praktyce tylko takie podejście jest wykonalne i możliwe do zrealizowania. Pojęcie czynności może być tak wielopoziomowe, że nie kierując się grupowaniem czynności według realizowanych przez nie celów, można zidentyfikować od kilkuset do kilku tysięcy procesów. Stąd, rozsądnym podejściem będzie grupowanie czynności przetwarzania w rejestrze wedle celu, którego czynności dotyczą. Jako przykład można tu wskazać następujące czynności:

  • administrowanie personelem i współpracownikami – rekrutacja i selekcja personelu;
  • zarządzanie personelem i wspołpracownikami – monitorowanie pracy, planowanie szkoleń;
  • organizacja pracy – monitorowanie zadań i wydajności;
  • relacje z klientami – zarządzanie portfelem klientów, planowanie i monitorowanie łańcucha dostaw, fakturowanie, marketing i reklama, rejestracja zamówień;
  • relacje z dostawcami – zarządzanie zamówieniami i płatnościami, poszukiwanie dostawców;

Co jednak szczególnie istotne RODO zwraca uwagę, że obowiązek prowadzenia stosownego rejestru opisywanego wyżej nie dotyczy podmiotów zatrudniających mniej niż 250 osób, chyba że przetwarzanie, którego dokonują̨, może powodować ryzyko naruszenia praw lub wolności osób, których dane dotyczą̨, nie ma charakteru sporadycznego lub obejmuje szczególne kategorie danych osobowych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO (tj. dane wrażliwe).

Co grozi za uchybienie przepisom?

Zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych organem nadzorczym właściwym do kontroli postanowień RODO w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO). PUODO jest również organem właściwym do prowadzenia postępowań i kontroli w sprawie naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych. A tych z kolei warto unikać – efekty naruszeń mogą być bowiem dotkliwe. Na mocy RODO, PUODO będzie uprawniony do nałożenia kar pieniężnych sięgających nawet 20 000 000 EUR, w zależności od rodzaju i skali naruszenia.

Klientom naszej Kancelarii oferujemy usługi polegające na przeglądzie wdrożonych w przedsiębiorstwie procedur z zakresu ochrony danych osobowych, a także opracowywanie stosownych polityk czy wzorów dokumentów, zgodnych z aktualnymi wymogami RODO. W przypadku chęci:

  • zweryfikowania zgodności wdrożonych rozwiązań z obowiązującymi przepisami,
  • wprowadzenia spójnych polityk ochrony danych osobowych w poszczególnych spółkach grupy kapitałowej,
  • opracowania stosownych wzorów dokumentów, umów i zgód,
  • ewaluacji zakresu obowiązków związanych z przetwarzaniem danych osobowych

zachęcamy do kontaktu z naszą Kancelarią. Oferujemy najwyższą jakość usług i konkurencyjną ofertę cenową.

Kontakt:

Łukasz Szula

l.szula@kancelariaszula.pl

tel. 535-005-012